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会议嘉宾接待方案

百分网【会议主持】 编辑:陆玉梅 发布时间:2017-12-16 11:46:38

一、工作机构

成立首届中国影视文化周嘉宾接待部,并设立嘉宾联络组、酒店服务组、机场铁路服务组、宴会服务组、重要嘉宾组、应急机动组等5个工作组。

二、工作职责

接待部负责参会嘉宾后勤接待工作的统筹协调。接待部办公室负责对接组委会,做好各类相关信息的搜集、汇总、整理、上报;负责接待部各项指令的传达;负责重大事项的协调上报;负责相关经费的落实;负责做好重要嘉宾的一对一接待服务,并及时将参加文化周各项活动、餐叙、考察等活动的嘉宾名单、时间、地点等信息传达到相关工作组,通知有关人员提前做好准备;负责住房、车辆及其他物资的统一调配。各工作组结合工作实际,制定本工作组细化方案。

三、工作机制

(一)各工作组按照“各司其职、各负其责、充分沟通、团结协作”的原则,根据任务分工做好相关工作,积极协助其他工作组做好协调配合工作。

(二)实行重大事项通报制度。各工作组按照“事前请示,事后报告,实事求是,及时准确”的原则,对组委会的重要指示、工作安排、接待过程中的突发事件及其它重大事项,要及时通报接待部办公室及相关工作组。

四、责任分工

(一)接待部办公室

工作职责

1.负责对接组委会,并提前制定接待工作方案送审;负责各工作组工作人员的食宿、物资、车辆及相关工作的总协调。

2.负责做好组委会分配的志愿者的调度指挥,拟定重要嘉宾“一对一”接待单体实施方案。负责汇总嘉宾名单、航班、住宿、用餐、活动行程、翻译需求等信息,及时报送接待部办公室,分送各工作组。

3.负责与大会组委会的总联络,负责掌握重要嘉宾及随行人员住房和车辆分配、受邀出席活动等信息。

4.负责大会组委会统一安排之外的接待用车的落实。大会所需社会车辆的协调分别由****负责。大会所需大巴车或商务车的租用由委办公室负责。

5.负责会议期间租用车辆、社会车辆、工作人员用车等的统一调度指挥。

6.负责与大会组委会对接,落实工作人员用餐时间、地点,并负责通知相关责任人。负责提前预订酒店,落实工作人员的住宿。

7.负责嘉宾及工作人员各种证件、资料的领取和发放;负责车辆通行证、重要嘉宾礼品及其它后勤保障物资(如雨具等)的落实。

8.负责落实拟参加接送机、宴请、考察等活动的领导名单,并负责通知。

9.对大会活动的各项费用进行监督和核实。

(二)嘉宾联络组

工作职责:

1.负责对接论坛组委会,提前落实参会嘉宾及随行名单、往返日期、航班号、住宿需求、活动行程、翻译需求、旅游等信息,及时报送接待部办公室及相关工作组;负责统计工作人员住宿、用车需求,并提交接待部办公室统一安排。

2.负责汇总重要嘉宾行程,并安排“一对一”联络员提醒、引导;负责掌握省有关领导出席会议、宴请等有关信息,并将有关信息提交接待部办公室。

3.负责未列入“一对一”接待范围的嘉宾的总联络,及时将信息反馈接待部办公室统筹协调。

4.完成接待部交办的其他工作任务。

(三)酒店服务组

工作职责:

1.负责嘉宾报到、入住等有关事宜。负责与大会组委会对接,提前领取嘉宾房卡,配合“一对一”联络员引导嘉宾入住和资料领取。

2.按照大会组委会统一安排,组织工作人员参加培训,并按照实际工作要求进行演练和测试,熟悉酒店及入住嘉宾的相关信息。

3.负责统计汇总嘉宾抵离酒店信息及其他需求,及时提交接待部办公室,并按照接待部办公室安排做好协调落实工作。及时妥善处理嘉宾在酒店遇到的突发状况,并及时上报接待部办公室。

(四)机场服务组

工作职责:

1.负责掌握嘉宾航班信息,提前通知接待部办公室及酒店服务组。

2.负责与大会组委会对接,做好嘉宾乘机手续办理、行李托运等工作。

3.完成接待部交办的其他工作任务。

(五)宴会服务组

工作职责:

1.负责落实大会组委会统一安排之外的活动,制定详细实施方案。

2.负责与公安、质监、卫生等部门的对接,做好保障服务工作。

3.负责与酒店方对接,负责宴请场地的预订,提前做好宴请现场各项准备工作,包括菜单审定、座次安排等。

4.负责落实出席宴请的嘉宾及领导名单,负责安排专人提醒、引导嘉宾及领导出席。

5.完成接待部交办的其他工作任务。

(六)重要嘉宾组

工作职责:

1. 根据接待部提供的“一对一”嘉宾信息,制定一套完善的实施

计划从接机、住宿、用餐、活动行程跟进、翻译需求、旅游、

送机等。在住宿,用车,用餐等方面拥有优先权。及时报送接待部办公室,协调各工作组。

2. 负责对“一对一”联络员进行培训、选拔。

3. 由联络员负责,完成重要嘉宾的全程陪同工作。

4. 负责收集重要嘉宾的喜好、习惯。

5. 满足重要嘉宾的一些特殊要求。

6. 完成接待部交办的其他工作任务。

(七)应急机动组

工作职责:

完成论坛期间接待部办公室临时交办任务,负责落实本方案中未进行明确分工的有关事项,处理嘉宾接待工作中的突发状况。

嘉宾接待方案2017-12-16 16:55 | #2楼

一、 接待小组成员

组长:

组员:

二、 接待流程

(一) 住宿确认――联系人:陈长勇

需沟通信息:详见附件一

(二) 接机送机服务――联系人:黄老师

(三) 参观流线

国家体育馆――联系人:田辛(讲解)、苏盼盼(引导

参观)、吴晨(拍照)

方案一、 →北门进入

* →第一会议室观看体育馆PPT宣传资料(第

一会议室提前安排)

→媒体通道

→新闻发布厅内

→从5号门进

→参观场馆

→从4号门出

→贵宾接待室(大家庭)

→坐贵宾电梯(3、4)

→二层环廊

→参观百米画卷

→残疾人看台

→老爷车

→坐贵宾电梯(7、8、9)上三层包厢

→坐贵宾电梯(3、4)下到贵宾接待室(大家庭)

注*为可省略环节

方案二、 →东门进入

→沿二层环廊东南方向参观 →参观百米画卷

→残疾人看台

→老爷车

→东门出

国奥村

参观小区――联系人:国奥村物业

国奥村花园酒店―― 联系人:邓斌斌(讲解)、

杨振(拍照)

→参观酒店大堂

→坐电梯上二层

→二层房间介绍(标间、行政豪华套房) →二层会议室

→坐电梯上三层

→参观三层书吧

→三层套间介绍(村长套、主任套、国奥套)

→坐电梯返回大堂

→公寓楼一单元

→九层层顶花园套房

→六层新装修套房

→三层奥运原貌套房

附件一

最新会议接待方案2017-12-16 18:24 | #3楼

为确保各项会议接待工作的顺利进行,特制定会议方案如下:

一、会议主题:

待定

二、会议时间:

20xx年x月x日至20xx年x月x日

三、会议地点:

Xxx-xxx-x酒店。

四、环境布置

(一)会场外区域布置

酒店外围环境:灯杆棋画面、LED屏宣传、灯箱画面、空飘。

(二)会场内主要区域布置

1、机场、火车站相关内容横幅、接机牌及鲜花。

2、下榻酒店(酒店大堂、入住房间、会议室、用餐餐厅)布置主题喷绘、水牌、导示牌、桌签、插花及横幅。

五、会议内容

第一板块 会 议

(一)会议时间:20xx年x月x日、x日、x日

(二)会议地点:待定(200人会议厅)

(三)会议内容:待定

(四)会议布置:1)课桌摆放:围桌式或者课桌式摆放

2)会议鲜花:讲台花、胸花、桌花

3)会议用品: 白纸、签字笔、茶杯、纸巾

4)会场氛围:水牌制作、背景喷绘画面(x日、x日)无线麦若干、背景音乐、X展架

(五)会后合影:时间:在会议结束前,告知大家不要急于离场,按 序下楼,在指定地点合影留念。

地点:凯宾斯基酒店外的阶梯上(阶梯取代椅子)

可以给领导安排座椅,座椅上有贴领导的名字,可以对号入座。

第二板块 晚 宴

(一)晚宴时间:20xx年x月x日晚(具体时间待定)

(二)晚宴地点:餐厅待定

(三)晚宴方式:围桌形式或者自助餐形式

(四)晚宴布置:室外:空飘(8个)(空飘内容: )、悬挂彩旗、灯笼若干、大型喷绘展板(酒店外及圆形大厅内)。

室内:舞台搭建、舞台背景喷绘画面、舞台装饰、冷焰安装、灯光音响、特效。

餐桌布置:餐桌桌花、台签(晚宴安排内容介绍)

第三板块 会议接待

(一)工作内容

1、会议流程策划;

2、编撰、印刷会议接待手册;

3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务;

4、会议前期报名的接待、物品分发等;

6、协助酒店住宿、餐食服务等工作;

7、提供会议期间车辆的调配、服务工作;

8、提供机(车)票的订购服务工作;

9、提供专业接待人员服务工作;

10、根据需要,提供其他公务活动服务工作; 11、提供物流、土特产品代购等其他服务工作; (二)、组织机构及职责 1、综合协调组 工作职责:

(1)负责总体接待方案的制定等文件编制工作; (2)负责与会代表团信息收集、整理等对外联系工作; (3)负责与组委会内部的全面对接工作;

(4)负责落实省市、组委会领导的接机(车)安排;

(5)负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作;

(6)负责接待服务手册的编制工作; 2、接待服务组

工作职责:

(1)负责嘉宾的接机工作,配有专业的大唐礼宾队员手捧鲜花接机。

(2)负责对外具体联系落实与会代表的初步行程、人数、往返时间、与会具体意向;

(3)负责为与会代表提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组织、考察游览、物流等其他会议服务;

(4)根据嘉宾的实际情况,具体提供接送机、车站安排;酒店房间安排;参加会议活动的详尽日程安排;嘉宾的其他公务活动和三餐的具体安排;会议期间车辆的调配、机(车)票的订购;接待服务人

员的组织领导;

(5)负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。(在接到嘉宾后,将事先准备好的房间钥匙登记名称后,交给入住嘉宾,并送嘉宾进入房间,房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等)

(6)负责会同综合协调组完成接待服务手册的编制工作; 3、服务保障组

工作职责:

(1)负责接待服务组的有关活动安排,如:会议现场拍照、会前投影仪调试、检查对方资料(PPT)是否统一拷贝、播放是否正常、速记安排、会议位置安排

(2)负责本组工作人员的一切后勤保障工作。

第四板块 会后考察

一、会后考察:

1、如果会议结束后,该会组委会有安排会议考察,请提前确认人数和线路。我们会将出发时间、乘车地点及线路安排发放到每位嘉宾手里。

2、如果会后考察属于自愿报名,酒店大厅将设有会后考察线路报名咨询点。(费用自理)

二、当地游览服务(20人或以上/车)(淡季报价)

1、东线一日游:兵马俑,华清池,城墙,午餐 价格:298/人; 2、西线一日游:乾陵,永泰,法门寺文化景区午餐 价格:380/人; 3、市内一日游:城墙,碑林,大雁塔,午餐 价格:210/人;

以上报价包含门票、车费、导游服务费及30元标准中餐一次 4、东线二日游:兵马俑,华清池,华山,3正1早,华山3星级住宿,缆车上下 价格:780/人 5、北线二日游:黄帝陵,壶口瀑布,延安宝塔山,

纪念馆,枣园,杨家岭,3正1早,

延安三星级宾馆住宿 价格:958人

以上报价包含门票、车费、导游服务费及三星级酒店住宿一晚30元标准正餐三次,20元标准早餐一次。 二、其他服务:

如果您还有其他服务需要帮忙,我们将为您提供更好的服务。 1、专业礼仪接待:按照规格提供专业礼仪或者大唐礼宾卫队员。 2、可提供代订餐饮

3、订票服务:将提前收集各位参会嘉宾的返程信息,做以记录后,将机票定好后,通知各位订票嘉宾,告知可持身份证直接随送机人员前往机场。 接送机收费标准

备注:会根据客户航班到达时间进行统筹接机安排

附:会议要求调查表

会务接待方案2017-12-16 13:13 | #4楼

一、接待时间

1月9日-1月10日

其中:1月9日:嘉宾全天报到,接机、接站; 晚上年会暨颁奖晚会;1月10日上午部分领导嘉宾参观阳光整形美容医院,部分嘉宾返程送机、送站,下午基本返程送机、送站完毕。

具体行程安排请参见附件1。

二、接待对象

本次会务接待工作对嘉宾进行细分,采取重要贵宾、一般嘉宾分级接待的方式,并按照以下分类进行接待:

(一)一级接待:(套房/豪华房)

1、中整协/国家卫计委/各省整协领导约 人;

2、重要专家学者约 人。

(二)二级接待:(标准间)

1、地方市级整协有关领导等,约 人;

2、广东省/深圳市等相关政府部门领导。

(三)普通接待:

1、业务单位参会嘉宾;

2、其他嘉宾等;

3、演职人员/会务人员/安保等工作人员( 名)。

三、接待地点

根据今年大会的接待规模、接待的级别,选择华侨城洲际酒店为会议/接待地点;在南山区域择方便出行的1-2家酒店为应急接待酒店。(海景、威尼斯、威斯町)

四、人员配置

深圳 整形美容医院统筹负责本次年会承办及接待任务。

2015年行业年会暨颁奖典礼晚会筹备委员会

主任:

副主任:

具体人员及分工另文。

五、接待流程

(一)接待准备

1、专人统计大会登记的参会嘉宾信息;

2、每日及时与组委会相关负责人沟通嘉宾接待的相关事项和信息,及时更改变动信息;

3、前期电话跟踪所有来深参会的领导、嘉宾、代表团、媒体,确认其来深要求细节,报组委会主任并执行主任处以便安排布署;

4、确定代表来深具体时间、人数、性别、联系方式、出发地点及航班号、车次、住房要求、客人的餐饮习惯等详细情况。

5、提前领取、分好房卡、餐券、会务资料等,根据大会要求做好接待准备工作。

(二)接机接站

1、1月9日7:30至18:00在深圳机场/深圳北站安排专人接机,配备欢

迎标识;

2、调度接待车辆运送参会代表前往下榻酒店;每趟航班到达等候时间不超过30分钟;每车配备服务人员1名。

3、根据参会嘉宾航班情况制作《接机(站)时间表》、《送机(站时间表》;制作双面的接机(站)牌;

(三)酒店安排

1、酒店专项接待安排:在指定下榻的酒店门口悬挂或显示欢迎标识,酒店大堂、电梯等处设欢迎牌、导引指示牌,大堂、楼层电子信息屏滚动播放本次活动信息;设置与会议相关的信息公示版(牌);

2、酒店设“会务组联络处”。安排 名工作人员,负责参会代表报到、入住手续办理及发放证件和活动资料、参会代表房间发放个性化温馨提示;会议期间负责指引、组织参会代表乘车、用餐等各项后勤保障工作。

3、每间嘉宾住房内放置会务接待手册、重要信息温馨提示、地图,赠送当天《深圳特区报》,王晓泸董事长亲笔签名欢迎卡1张,入住当天备水果1份;贵宾客房提供定制性菜单服务,贵宾和女士接待,预留非吸烟楼层客房;入住当天备鲜花水果各1份;

4、提供会务车辆,根据要求编制运行时间表并分发至嘉宾房间; 5、预留会务人员、医疗人员的工作用房,并安排工作用餐;

6、提供叫早、叫醒服务;及时收集整理来宾入住建议和需求,不断改进服务;

(四)交通保障

1、接机车辆安排,根据接机客人的数量不同,安排不同车辆接待。因涉及接机(站),嘉宾联系、报到、临时调配等,拟由组委会委托租车公司租借小型轿车 辆;7座商务车 辆,考斯特 部,中巴 辆,用于1月9日接机/接站;

2、引导贵宾上指定专车,随车配备服务人员一人,沿途随车服务人员做深圳景观与大会相关内容介绍;

3、每20分钟一班,即到即走;对集中乘机抵达的领导和嘉宾,预留专用接机轿车、考斯特或中巴;

接机路线:深圳机场——广深高速——深南大道——洲际酒店。

特别注意:①如乘火车或汽车等交通工具抵深的来宾,实行电话预约接站,提前24小时与来宾确认接站信息,安排机动车辆调度接站。 ②重要领导和嘉宾需预留贵宾通道,献鲜花。 ③每辆车应配备瓶装饮用水。

4、酒店、会场应急车辆,7座商务车 辆,轿车 辆,中巴 辆。 5、送接机(站):1月10日自早上7:00开始,每半小时1班专车由下榻酒店发至深圳机场,具体车辆安排根据嘉宾行程安排9日下午前由各接待对接人另行确定,报总调度统一调配车辆及送机人员。

特别注意:重要领导和嘉宾需预留贵宾通道。

6、配备车辆组成专用车队,统一编号并配有活动标识的专用车证; 7、司乘人员:除小车以外,其余每车配司机1人,组委会工作人员1名。 8、嘉宾登机祝福与航班起飞确认短信; 9、嘉宾平安抵达确认短信; (五)用餐安排

参会代表凭餐券在下榻酒店用早餐,午餐、晚餐及饮水按组委会相关安排执行。

1、接待酒店提供自助早餐服务;

2、负责安排演职人员、会务人员及治安、消防、卫检人员的工作用餐。

中国整形美容协会 2015年年会暨颁奖典礼晚会 行程安排表(持续更新中)

中国整形美容协会2015行业年会

活 动 流 程

年会活动主要流程

时间:2016年1月9日 (星期日)19:00—22:00 地点:深圳华侨城洲际大酒店宴会厅

特别邀请深圳电视台著名资深当家主持人董超、孟媛主持年会全部宣传活动。

1)特斯拉专车组成的美丽迎宾车队迎接政府领导、总会领导、大咖专家、企业总裁;

2)医美模特引导嘉宾走红地毯通过品牌长廊;

3)现场大屏幕播放企业宣传片、各分会新年祝辞VCR; 4)主持人宣布年会开始

5)开场节目—美丽中国 欢心鼓舞 6)领导、专家、赞助商代表致辞 7)表彰、颁奖 8)节目表演 9)现场抽奖

10)李云迪演奏钢琴协奏曲《黄河》 11)全体嘉宾合唱《难忘今宵》 12)宣布年会结束

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