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会议邀请及接待方案

百分网【会议主持】 编辑:陆玉梅 发布时间:2017-12-17 15:34:03

为安排好宏达公司代表来我公司洽谈工作期间的工作和生活,保证他们的安全和身体健康,特制定如下接待方案:

一,接待时间:2011年6月3—6月5日

二,接待地点:

接送机地点:牡丹江机场

下榻酒店:金鼎大酒店

参观地点:

1,公司总部

2,公司葡萄园基地

3,某某大酒店宴会厅

三,接待对象

宏达公司总经理副总经理以及销售经理

四,接待负责人员

总负责:接待办

跨部门接待小组:相关领导,秘书组张某某,行政组夏某,宣传组陈某,保卫组何某

五,接待前期准备工作

1, 制发邀请函,邀请外宾,协调时间

2, 来回机票预定 ,至少提前20天预定商务高等仓

3, 食宿安排,至少提前半个月预定

4, 迎接车辆安排,迎接外宾的车是级别(奥迪A6级别)

总经理自行开车

5, 迎宾(参观人员到达前5-10分钟,提醒相关人员做好迎宾工作) 6, 会场接待:

1)欢迎词(电子屏幕)提前15分钟播放

“热烈欢迎各位经理莅临我公司洽谈工作”

2)确定接待场所并预约(根据客户人数,级别确定接待场所预定在会议室)

7, 会场整理及布置

1)提前30分钟清洁并布置会场,保持会场整齐有序,空气清新

2)摆放会场物品,香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发 调试投影仪,音响等设备,放映相关资料

8, 联系陪同人员,讲解员

根据客户考察目的及需要,确定陪同人员并及时告知其准备事宜,以便顺利沟通:会谈开始前1小时,再次提醒相关人员 9,座谈

1) 企业宣讲(集团,产业宣传片,企业介绍PPT)

2) 技术交流(技术人员PPT讲解,互动)

3) 会场服务(每20-30分钟添加茶水或视情况而定)

4) 拍照(依重要程度,进行拍照留档)

5)

10,葡萄园参观 会后整理(会场整理,如客户需要资料,装袋赠送)

1)确定参观时间,通知车间做好准备

根据参观内容,提前2小时与葡萄园相应负责人联系,告知参观事宜及注意事项,主要涉及原材料准备

座谈会结束前,提前5-10分钟再次通知葡萄园相应负责人,告知参观人员即将前往车间,确认准备工作到位

2)实地参观

固定参观路线

统一解说词:陪同讲解,专家提问,尽量解答

11,送客

参观结束,或回会议室继续座谈,或提前10-15分钟准备车辆,陪同就餐或送客。

六,后期工作

1,物资整理

及时整理会场(除特殊情况外1小时内完毕)物资到位

2,满意度调查

通过分公司或客户反馈,了解客户对本次参观的满意度及改进建议。 3,总结提升

接待完毕,组织总结会(尤其重要或大型客户接待),以改善不足,提炼经验

4,宣传报道

重要客户参观(特级,高级级别)需在24小时之内进行宣传报道。 5,汇款跟踪

接待过程中产生的费用,如礼品,住宿费等及时跟踪汇款情况。 接待信息登记及费用核算,结算

登记客户信息,并统计,核算接待中香烟,水果,礼品,就餐等费用 对接待费用进行核算

九、培训事项:

1.礼仪小姐:要面带微笑,能准确有效答复贵宾提出的问题、训练欢迎语等的培训,负责迎宾以及做好前台工作。

2.服务员:注意言行举止,训练奉茶、宴请、陪车等有关服务工作。

3.保安:负责保安工作的培训,做好车辆及人身安全的保护工作。

要求:进行为期一周的培训。

十、应急方案。

十一、附件:接待时的礼仪规范及事项

附件:接待时的礼仪规范及事项

(1)迎接来宾要面带笑容,热情大方讲究仪表和衣帽整洁,其面、手、衣履要洁净。头发、胡须不宜过长,要修剪整齐。接待到来宾时,要有专门的人员负责帮来宾提贵重的行李。

(2)握手时,先后次序应当遵守“尊者先伸手”的原则。握手的姿态应该是:距离对方约一步,两足站立,正面朝向对方,上身稍稍向前倾,双目注视对方,微笑着伸手。说话时神情矜持和蔼,略带微笑

(3)介绍时,要称呼得体,为他人介绍时,必须遵守“尊者优先了解情况”的原则,在他人介绍前,先要确定双方地位尊卑,然后先介绍位卑者,再介绍尊者。

(4)宴请时,要注重来宾的饮食爱好以及习惯,以本国礼仪为主,尊者来宾风俗,切忌铺张浪费,给来宾留下不好印象。

经贸与管理学院

报关103班

魏宇鑫

学号:22号

会议接待方案77016161532017-12-17 12:43 | #2楼

一、接待时间:2011年X月X日—X月X日

二、接待地点:

接送机地点:

下榻酒店:XX大酒店

会议地点:

三、接待对象:

嘉宾等一行人及其陪同人员

四、接待负责人员:

总负责:接待办

接待小组:相关领导,秘书组,行政组,宣传组,后勤组

五、接待前期准备工作:

1.制发邀请函,邀请嘉宾,协调时间

2.食宿安排,提前预定

3.迎接车辆安排

4.迎宾(嘉宾到达前20分钟,相关人员需做好迎宾工作)

5. 相关接待人员,负责相关接待工作

六、机场接待

1.机场一层到达厅内设接待处人员,根据来客乘坐的航班到达情况持“热烈欢迎XX贵宾”牌,在一层到达电梯口等候,接到嘉宾后负责引导至接待处(签到台桌子规格1.8×0.5×0.75)。接待组由此将客人集中带出乘车。

2.在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢迎标语牌(80×180cm以下易拉宝)。

3.由服务科按照按正常要客接待程序接待。

4.对于重要领导或VIP等特殊客人,接待组需向机场申请办理有关接待人员通行证,安排相关人员协助在廊桥出口处迎接。

硬件附注:易拉宝2个(其中1个2米),接待处牌子和桌子,笔若干支,迎宾牌,授带10条

七、酒店入住

1.确定嘉宾入住时间,通知酒店接待人员提前做好相关准备,确定房间住宿安排。

2.嘉宾到达酒店,大厅接待组全员在酒店大厅恭候,摄像记录组安排摄像拍照。

3.进入酒店后,由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。

4.如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。餐后安排客房服务人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒服务。

八、用餐(早餐、中餐、晚餐)

1.由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。由客房服务人员进行相关服务。

2.餐后安排客房服务人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒服务。

九、会议前的筹备工作

1.选择会议厅。根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。

2.会场布置。根据会议内容,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上需摆放纸笔、水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一

3.会议前的接待礼仪。提前准备礼仪人员做好相关接待工作。

4.会前检查。提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。

十、会议接待

1.欢迎词(电子屏幕)提前15分钟播放“热烈欢迎各位XX贵宾莅临我公司考察指导”

2.会场整理及布置

1)提前30分钟清洁并布置会场,保持会场整齐有序,空气清新

2)摆放会场物品,桌面上如需摆放水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一 ,香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发,调试投影仪,音响等设备,放映相关资料。

3.联系陪同人员,讲解员。根据客户考察目的及需要,确定陪同人员并及时告知其准备事宜,以便顺利沟通:会谈开始前1小时,再次提醒相关人员

4.领导嘉宾到达会议厅,由礼仪引入会场就座。

十一、座谈

1.主题会议

2.分组交流

3. 会场服务

4. 拍照(依重要程度,进行拍照留档)

5. 摄像(依重要程度,进行摄像留档)

十二、会后服务准备

做好会后服务的准备。提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影准备。会后用车在会议结束前妥善安排。

十三、会后服务

1. 会议结束,摄影师做完摄影工作后,由接待人员负责将领导嘉宾送回入住酒店

2. 征求与会者对接待工作的意见

3. 协助与会者结算住宿

4. 落实返程安排及送行车辆,送站

酒店会议接待方案2017-12-17 18:31 | #3楼

(一)会前工作:

1、与会议主办方洽谈。

2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所。

4、与会议主办方确认会议接待方案。

5、与会议主办方签订会议接待合同,顺便要定金。

6、 准备会议资料。(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。) (二)、跟进工作:

1、机场、车站:专人、专车分批分时段按要求接站。

2、会议酒店现场:会议秘书分发会议资料,来客接待。

3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

4、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间,确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

6、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。

7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱

安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。

8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

9、确认特殊客人(如伟大的领导 少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)的安排及接待工作。

10、协调会议期间的交通工具的安排。

11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。 (三)、会后工作:

1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

2、会议资料、领导讲话稿、、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

3、与会议主办者的费用结算工作。

4、欢送代表工作。

(四)、会议的筹备工作:

1、根据会议规模,确定接待规格。设定待规格。

2、发放会议通知和会议日程。 会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了与会者问路的许多麻烦。

会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排,它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。

3、会场的布置。

会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。 一般大型会议,根据会议内容,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,会议桌上可悬挂或摆放国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料,应擦洗干净,摆放美观、统一。 坐席的配置要和会议的风格和气氛统一,讲究礼宾次序,主要有以下几种配置方法: 圆桌型,如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐,从而消除不平等的感觉。另外,与会者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交换意见。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做,来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置,企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。因为为尊者享有优先知情权。教室型,这是采用得最多的一种形式,它适用于以传达情况、指示为目的的会议,这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为尊位。 (五)、会议的接待礼仪:

一是会前检查。 这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。

二是提前进入接待岗位。 接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。

1、签到。设一张签字台,配上1-2名工作人员,如果是要求接待档次比较高,可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时,应脱下笔套,笔尖对自己,将笔双手递上。如果是毛笔,则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些,以便保存。如需要发放资料,应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。

2、引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室,由企业领导亲自作陪,会议开始前几分钟再到主席台就座。

3、接待。与会者坐下后,接待人员应递茶,或递上毛巾、水果,热情向与会者解答各种问题,满足各种要求,提供尽可能周到的服务。 (六)、会议的服务礼仪:

所有员工统一外着公司西服套装工作服,男士内穿蓝色衬衣工作服,女士内穿白色衬衣工作服,服装应完好、无污渍,扣子齐全,不漏扣、错扣。打好领带,配穿皮鞋,上衣袋不装东西,裤袋少装东西,并做到不挽袖口和裤脚。佩戴工号牌。2、接待时注意力集中,展现良好的精神状态,无疲劳状、忧郁状和不满状。立姿端正,抬头、挺胸、收腹、双手自然下垂。行走步伐有力,步幅适当,节奏适宜。3、避免在客户面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、挖耳朵等,实在难以控制时应侧面回避。与领导、客人交谈时,要神态专注,表情自然,表达得体,不得背手、袖手、抱手或抄手,不要左右晃动和抓耳挠腮。4、会议进行中的服务尽量要做到稳重、大方。如果操作不慎,出了

差错,应不动声色地尽快处理,不能惊动其他人,不能慌慌张张,来回奔跑,将与会者的注意力引到自己身上,否则,这将是极大的工作失误。5、服务会议应紧凑,不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员“严阵以待”,做好各项准备工作。6、要做好会后服务的准备。会议进行之中,就应为会后服务做好准备。如,会后要照相,就应提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影的准备。另外,会后的用车也应在会议结束前妥善安排。

(七)、会后服务:

会议结束后,全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。

1、组织活动会议结束后,有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等,这些工作很繁琐,应有一位领导统一指挥和协调,而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任,同时其他接待人员要积极配合,各负其责,做好自己分担的工作,以保证活动计划的顺利实施。

2、送别根据情况安排好与会者的交通工具,使其愉快、及时地踏上归程。

3、清理会议文件 回收有关文件资料,整理会议纪要,会议总结。

完结!请老师指正。

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