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商务接待方案范文参考

2017-11-08 18:12:47 10140 10145

  商务接待方案关于怎样做好接待工作的一份方案,具体范文是怎样的呢?下面是小编为你整理的商务接待方案范文,希望对你有帮助。

商务接待方案

  商务接待方案范文

  应我公司邀请,XX酒业公司总经理等一行3人,将于本月6日到达我公司洽谈业务,时间暂定3天。

  该公司是我国西南地区的大型酒类生产厂家,产品在国内外市场上一直供不应求。该公司与我公司有多年的业务联系,系供应我X×酒的唯一厂家,对我公司业务往来积极,态度友好,每年均与我公司有成交实绩。

  对他们此次前来洽谈业务,我方拟本着友好、热情、多做工作的精神予以接待,望洽谈卓有成效。

  具体安排如下:

  1.客人抵、离京时,由有关业务人员迎送。

  2.由我公司总经理、副总经理会见并宴请两次。

  3.由我方总经理负责与其洽谈。

  4.客人在京期间适当安排参观游览、文化娱乐活动。

  5.客人在京费用由我公司承担。

  以上意见妥否,清公司领导指示。

  附件:XX酒业公司客人名单(略)

  本公司接待人员名单(略)

  上海XX百货公司公关部

  20XX年X月X日

  商务接待流程

  接待前充分准备

  1、了解清楚来宾的基本情况,包括所在单位、姓名、性别、职务、级别及一行人数,以及到达的日期和地点。

  2、根据客户的具体情况确定具体的接待规格。

  特级接待:中央部、委、局、办和省、市主要领导视察;省级职能部门主要领导视察;

  一级接待:国内、外大型企业负责人的考察及参观;区政府主要领导视察;市级党政群机关主要领导视察;区级党政群机关视察;战略投资伙伴、行业知名专家考察接待;新闻媒体发布会;金融机构主要负责人;

  二级接待:国内中型企业负责人的考察、参观;区级街道部门参观接待;上游产品供应商业务洽谈;

  一般接待:区政府、区街道部门带领的一般人士参观;业内人士、兄弟公司参观、交流接待;公司聘用的法律、设计、质量标准体系等顾问、专家的参观、交流接待。

  3、根据对方意图和实际情况,拟出接待日程安排方案,报请领导批示。

  4、根据来宾的身份和其他实际情况,安排具体接待人员、住宿、接待用车、饮食。

  5、根据来宾的工作内容,分别作好以下安排:

  (1)如来宾要进行参观或学习交流,则应根据对方的要求,事先安排好参观行程;

  (2)通知相关交流人员,准备交流材料,筹备好相关情况介绍、现场演示等各项准备工作。

  接待中的服务工作

  1、根据来宾的身份和抵达的日期、地点、安排有关领导或接待人员到车站、机场迎接。

  2、来宾到达并住下后,双方商定具体的活动日程,尽快将日程安排印发有关领导和部门按此执行;并安排有关领导看望来宾,事先安排好地点及陪同人员。

  3、宴请

  (1)掌握宴请的人数、时间、地点、方式、标准,并提前通知酒店;

  (2)精心编制宴会菜单,做好宴会设计;摆放席位卡,并核对确认;

  (3)接待人员提前一小时到宴会厅,督促检查有关服务;

  (4)陪餐领导先到达宴会地点;

  (5)接待人员主动引导客户入席、离席;

  (6)严格按拟定宴会菜单上菜、上酒水等,特殊情况按主陪领导意图办理,准确把握上菜节奏,不宜过快或过慢。

  4、商务会见、会谈安排

  (1)明确商务工作会见的基本情况、目的以及会见(谈)人的职位、姓名等基本信息;

  (2)提前通知我方有关部门和人员做好会见(谈)准备;

  (3)确定会见(谈)时间,安排好会见(谈)场地、座位;

  (4) 双方进入会议室后,由主持人开场,介绍双方领导、会议主题和会议议程;

  (5) 对方领导先后致辞;

  (6)就会议内容进行发言或讨论;

  (7)相关领导作总结发言;

  (8)主持人宣布会议结束;

  5、来宾如有重要身份,或活动具有重要意义,则应事先安排记录人员作好记录并安排宣传人员负责报道。

  6、商务参观考察安排

  (1)提前准备好一切相关物资、车辆;

  (2)提前通知安排领导和随行陪同人员;

  (3) 相关领导提前至大门口迎接宾客的到来;

  (4)宾客到达下车后,双方领导交换名片,初步认识;

  (5)双方进入招商大厅,进行沙盘讲解后,将宾客带至项目参观;

  (6)双方进入会议室就项目或其他话题进行座谈;

  (7)安排好相关人员对接待过程中的关突发情况进行现场处理;

  7、商务休闲娱乐征求客户意见根据客户的喜和习惯安排活动项目。

  (1)安排活动场地、确定活动时间;

  (2)安排电影、健身、体育等娱乐活动,举办文艺晚会,接待之前应做好相关准备工作;

  (3)根据客户兴趣灵活掌握活动时间长度;

  (4)根据领导指示或来宾要求,做好游览风景区和名胜古迹的安排。

  商务接待礼仪

  介绍的礼节

  介绍的手势:五指并拢,手心向上,指向被介绍人。

  介绍的顺序:先介绍位卑者给位尊者。先将男士介绍给女士;年轻的给年长的;自己公司的同事给别家公司的同事;先将职位稍低者介绍给职位高者;公司同事给客户;非官方人事给官方人士;本国同事给外国同事;如果身边各有一人,先介绍右边的,再介绍左边的。

  握手的礼仪

  握手时,距对方约一步远,上身稍向前倾,两足立正,伸出右手,四指并拢,虎口相交,拇指张开下滑,向受礼者握手。

  掌心向下握住对方的手,显示着一个人强烈的支配欲,无声地告诉别人,他此时处于高人一等的地位。应尽量避免这种傲慢无礼的握手方式。相反,掌心向里握手显示出一个人的谦卑和毕恭毕敬。平等而自然的握手姿态是两手的手掌都处于垂直状态。这是一种最普通也最稳妥的握手方式。

  戴着手套握手是失礼行为。男士在握手前先脱下手套,摘下帽子。女士可以例外。当然在严寒的室外也可以不脱。比如双方都戴着手套,帽子,这时一般也应先说声:“对不起”。握手时双方互相注视,微笑,问候,致意,不要看第三者或显得心不在焉。

  除了关系亲近的人可以长久地把手握在一起外,一般握两三下就行。不要太用力,但漫不经心地用手指尖“晴蜓点水”式去点一下也是无礼的。一般要将时间控制在三五秒钟以内。如果要表示自己的真诚和热烈,也可较长时间握手,并上下摇晃几下。

  握手时两手一碰就分开,时间过短,好像在走过场,又像是对对方怀有戒意。而时间过久,特别是拉住异性或初次见面者的手长久不放,显得有些虚情假义,甚至会被怀疑为“想占便宜”。

  长辈和晚辈之间,长辈伸手后,晚辈才能伸手相握,上下级之间,上级伸手后,下级才能接握;男女之间,女方伸手后,男方才能伸手相握;当然,如果男方为长者,遵照前面说的方法。

  如果需要和多人握手,握手时要讲究先后次序,由尊而卑,即先年长者后年幼者,先长辈再晚辈,先老师后学生,先女士后男士,先已婚者后未婚者,先上级后下级。

  交际时如果人数较多,可以只跟相近的几个人握手,向其他人点头示意,或微微鞠躬就行。为了避免尴尬场面发生,在主动和人握手之前,应想一想自己是否受对方欢迎,如果已经察觉对方没有要握手的意思,点头致意或微鞠躬就行了。

  在公务场合,握手时伸手的先后次序主要取决于职位、身份。而在社交、休闲场合,它主要取决于年龄、性别、婚否。

  在接待来访者时,这一问题变得特殊一些:当客人抵达时,应由主人首先伸出手来与客人相握。而在客人告辞时,就应由客人首先伸出手来与主人相握。前者是表示“欢迎”,后者就表示“再见”。这一次序颠倒,很容易让人发生误解。

  应当强调的是,上述握手时的先后次序不必处处苛求于人。如果自己是尊者或长者、上级。而位卑者、年轻者或下级抢先伸手时,最得体的就是立即伸出自己的手,进行配合。而不要置之不理,使对方当场出丑。

  当你在握手时,不妨说一些问候的话,可以握紧对方的手,语气应直接而且肯定,并在加强重要字眼时,紧握着对方的手,来加强对方对你的印象。

  握手的场合也有讲究,在如下几种情况下,应该握手,如:遇到较长时间没见面的熟人;在比较正式的场合和认识的人道别;在以本人作为东道主的社交场合,迎接或送别来访者时;拜访他人后,在辞行的时候;介绍给不认识的人时;在社交场合,偶然遇上亲朋故旧或上司的时候;别人给予你一定的支持、鼓励或帮助时;表示感谢、恭喜、祝贺时;对别人表示理解、支持、肯定时;得知别人患病、失恋、失业、降职或遭受其他挫折时;向别人赠送礼品或颁发奖品时。通常,上述所列举的情况下都是适合握手的场合。

  最后,说说握手的八禁忌:不要用左手相握,尤其是和阿拉伯人、印度人打交道时要牢记,因为在他们看来左手是不洁的;在和基督教信徒交往时,要避免两人握手时与另外两人相握的手形成交叉状,这种形状类似十字架,在他们眼里这是很不吉利的;不要在握手时戴着手套或墨镜,只有女士在社交场合戴着薄纱手套握手,才是被允许的;不要在握手时另外一只手插在衣袋里或拿着东西;不要在握手时面无表情、不置一词或长篇大论、点头哈腰,过份客套;不要在握手时仅仅握住对方的手指尖,好像有意与对方保持距离。正确的做法,是要握住整个手掌。即使对异性,也要这么做;不要在握手时把对方的手拉过来、推过去,或者上下左右抖个没完;不要拒绝和别人握手,即使有手疾或汗湿、弄脏了,也要和对方说一下“对不起,我的手现在不方便”。以免造成不必要的误会。

  交换名片的礼仪

  如果是坐着,尽可能起身接受对方递来的名片;辈份较低者,率先以右手递出个人的名片;到别处拜访时,经上司介绍后,再递出名片;接受名片时,应以双手去接,并确定其姓名和职务;接受名片后,不宜随手置于桌上;经常检查皮夹,不可递出污旧或皱折的名片;名片夹或皮夹置于西装内袋,避免由裤子后方的口袋掏出;尽量避免在对方的名片上书写不相关的东西;不要无意识地玩弄对方的名片;上司在时不要先递交名片,要等上司递上名片后才能递上自己的名片。

  引导的礼仪

  接待人员带领客人到达目的地,应该有正确的引导方法和引导姿势。

  1、在走廊的引导方法。接待人员在客人二三步之前,配合步调,让客人走在内侧。

  2、在楼梯的引导方法。当引导客人上楼时,应该让客人走在前面,接待人员走在后面,若是下楼时,应该由接待人员走在前面,客人在后面,上下楼梯时,接待人员应该注意客人的安全

  3、在电梯的引导方法。引导客人乘坐电梯时,接待人员先进入电梯,等客人进入后关闭电梯门,到达时,接待人员按“开”的钮,让客人先走出电梯。

  4、客厅里的引导方法。当客人走入客厅,接待人员用手指示,请客人坐下,看到客人坐下后,才能行点头礼后离开。如客人错坐下座,应请客人改坐上座(一般靠近门的一方为下座)。

  乘车礼仪

  (一)小轿车

  1、小轿车的座位,如有司机驾驶时,以后排右侧为首位,左侧次之,中间座位再次之,前坐右侧殿后,前排中间为末席。

  2、如果由主人亲自驾驶,以驾驶座右侧为首位,后排右侧次之,左侧再次之,而后排中间座为末席,前排中间座则不宜再安排客人。

  3、主人夫妇驾车时,则主人夫妇坐前座,客人夫妇坐后座,男士要服务于自己的夫人,宜开车门让夫人先上车,然后自己再上车。

  4、如果主人夫妇搭载友人夫妇的车,则应邀友人坐前座,友人之妇坐后座,或让友人夫妇都坐前座。

  5、主人亲自驾车,坐客只有一人,应坐在主人旁边。若同坐多人,中途坐前座的客人下车后,在后面坐的客人应改坐前座,此项礼节最易疏忽。

  6、女士登车不要一只先踏入车内,也不要爬进车里。需先站在座位边上,把身体降低,让臀部坐到位子上,再将双腿一起收进车里,双膝一定保持合并的姿势。

  (二)吉普车

  吉普车无论是主人驾驶还是司机驾驶,都应以前排右坐为尊,后排右侧次之,后排左侧为末席。上车时,后排位低者先上车,前排尊者后上。下车时前排客人先下,后排客人再下车。

  (三)旅行车

  我们在接待团体客人时,多采用旅行车接送客人。旅行车以司机座后第一排即前排为尊,后排依次为小。其座位的尊卑,依每排右侧往左侧递减。


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妙纯
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