公务接待 百分网手机站

外宾接待流程是怎样的

时间:2017-11-10 公务接待 我要投稿

  接待外宾与外宾见面时,视对象、场合的不同,礼节也有所差异。具体流程是怎样的?下面是小编为你整理的外宾接待流程,希望对你有帮助。

外宾接待流程

  外宾接待流程

  一、 确定接待内容

  接待活动前一天需明确以下事项,以便安排后续工作:

  1、接待对象:

  掌握来宾信息,包括姓名、所属单位、职务、人数,是否有随行人员或司机。

  2、接待人员:

  确定接待活动中的领导名单,包括集团领导和公司领导。根据服务内容和分工确定所有服务人员名单,建立会务组微信群,以便随时通报接待行程、进展及变更事项。

  3、来访目的:

  了解来访目的,以便有针对性的安排接待流程和所提供的服务。

  4、参观地点及接待行程:

  确定来宾参观的地点以及整个活动过程的行程安排、参观顺序及时间节点。

  5、服务需求:

  确定整个接待过程中所需要的服务内容,如接送服务、参观地块、沙盘讲解、会议服务、用餐服务、住宿服务等。

  6、接待时间:

  提前了解来宾的出发地点(以便推算路程所需的时间)、出发时间,以及计划到达参观地点的时间。

  二、 来宾接应:

  对首次来访的宾客和重要来宾,应提前在来访途中等候迎接并引导至参观地点。需提前确定接应地点、时间、接应对象及车牌号,指定专人专车在约定时间前20分钟到达等候。(通常北京市来宾应在京哈高速西集出口接应)

  引导人与来宾会合后,应第一时间在会务组微信群中通报,距离目的地2公里左右再通报一次,以便公司领导和接待人员做好迎宾准备。(例如:参观目的地为C4办公楼,引导人员应在到达中信第一城时在会务组微信群里通报位置。)

  三、 项目参观服务

  1、根据接待对象的来访目的确定参观路线,提前模拟一遍,了解路况,发现和解决参观路线中可能出现的问题,记录每段路程所需时间,以便确定最终的接待行程和各环节时间。

  2、重要来宾来访,需安排专人在参观区域或特定区域巡视,发现问题及时反馈,并协助处理突发事件。

  3、根据参观人数确定适合的车辆,指定驾驶人驾驶,驾驶员负责提前检查车况,对车辆内外部进行清洁整理,保证油量充足,并备一箱矿泉水供来宾车上饮用。冬夏两季应提前开启空调保持舒适温度。

  4、确定候车时间,驾驶人员应提前将车辆开到门口等候,注意将车门正对楼门,切不可将车尾对着楼门方向。

  5、确定随车参观的陪同人员,参观车辆每到达一个目的地应及时在微信群中通报位置,同时,在允许的情况下,对参观过程进行拍照作为存档资料。若除公司领导外无其他陪同人员,应安排指引车在参观车辆前方开路,指引车驾驶人负责随时通报位置。

  6、参观非本公司区域时,如紫藤堡、天下第一城,应提前联系相关单位,沟通参观事宜并告知参观车辆车牌号,保证车辆进出自由。

  四、 沙盘讲解服务

  (一)准备工作

  1、 提前一天将接待活动行程告知物业公司,安排保洁员重点清扫参观区域,做好

  室内通风。清扫首层卫生间,装入擦手纸、卫生纸及洗手液。物业工程部提前一天检查灯光音响空调是否运行正常,发现问题及时维修。接待当天提前1小时启动首层空调,提前30分钟将灯光、音响调试完毕。

  2、 圈定来宾停车场区域,及时通知公司员工停车注意事项并安排保安公司做好车

  辆疏导工作。来宾车辆到达停车场后,保安员应给予引导和帮助,但对车辆的停泊位置不做强性限制。

  3、 物品准备:准备沙盘专用激光笔3支;在前台位置摆放小瓶矿泉水供来宾自取。

  在沙盘休息区茶几中间摆放矿泉水、烟灰缸。

  (二)过程中服务

  1、 来宾车辆到达停车场时,由保安人员将大门全开,并侧立于大门东侧,面向西,

  立正迎宾;同时,楼内的引导人员开启沙盘灯。

  2、 来宾进入大门时,保安人员立正敬礼,待来宾全部进入办公楼后,保安人员礼

  毕,关闭大门,立正站于大门内侧,面向沙盘方向。沙盘讲解过程中,保安人员不得随意走动或坐下休息。

  3、 来宾进入办公楼时,由两名引导人员立于台阶两侧,小声提示来宾注意台阶。

  讲解开始时,引导人员将激光笔和话筒递给主讲领导,并站立于沙盘外侧,随时观察公司领导和来宾需求提供服务,并根据来宾需要将其引导至相应地点。

  4、 在允许的情况下,安排摄像人员进行拍摄。

  5、 沙盘讲解结束后,一名引导人员将来宾引导至下一行程地点,另一名引导人员

  负责在一层等候收尾。若来宾离开,应尾随来宾后方协助送行。

  五、 会议服务

  (一)会前准备

  1、 会议室设备:

  会议室电脑:如来宾座谈时,需要播放影音或PPT文件,应提前确定与投影仪接驳的电脑,保证运行良好,开会前接好电源并开启。

  投影仪:提前30分钟启动投影仪并与电脑接好,调试好画面,保证投影图像端正,字迹清晰。

  空调:冬夏两季应提前30分钟启动空调,调试至适宜温度。

  灯光:根据会议需求将灯光亮度调至最佳,如使用投影仪,需提前拉合窗帘。

  2、 会议室用具:

  会议桌上摆放物品的标准(见下图):桌牌距离会议桌边缘50公分,桌牌下方正中位置根据需要摆放A4白纸一张或会议资料一份,桌牌右侧摆放瓶装水一瓶,根据需要选择小瓶农夫山泉或苏打水,瓶装水右侧摆放瓷质茶杯一个,杯把朝右侧摆放,A4纸右侧摆放签字笔一支或根据需要摆放激光笔一支,笔尖向前。播放幻灯时,为汇报人准备1支翻页激光笔,1支备用。会议桌中央,每间隔50公分依次摆放烟灰缸及纸巾盒。

  茶具准备:参照会议倒水服务。

  其他:在茶水柜准备富余的会议资料、瓶装水、A4白纸及签字笔,以备用。在允许的情况下,准备录音笔、相机、录像机,提前一天充电,检查内存,保证会议使用。

  3、 会议资料准备:

  影音、PPT文件:将需要放映的文件提前拷贝至会议室电脑中,确保文件完好,开启正常,同时在U盘中备份以防文件丢失。

  书面文件:将汇报文件打印成册,与其他资料一齐影印数份,保证与会人员人手一份,同时留有富余。

  4、 其他用品准备:

  (二)会中服务

  1、 茶水服务:

  参考会议倒水礼仪。

  2、 茶歇服务:会议时间较长时,需准备茶点台,提供点心、水果及各类茶饮,食

  物要求方便易取。会务人员应注意及时清理桌上垃圾,及时补充食物,避免空盘。

  3、 会议结束时,会务人员应及时开启会议室门,使与会人员顺利离开,同时注意

  观察会议室桌面,是否有人遗漏物品。一名引导人员将来宾引导至下一行程目的地,另一引导人员负责等待收尾,避免有停留或去卫生间的客人掉队。

  六、 餐饮服务

  首先确定用餐人数以及工作餐数量,确定用餐时间和用餐地点,根据不同用餐地点进行不同的服务安排:

  (一)公司内用餐(以小餐厅为主)

  1、 提前一天确定菜单内容,通知食堂准备食材。

  2、 备齐餐厅常用物品:专用小号纸巾、烟灰缸、牙签、启瓶器、醒酒器、调料瓶、

  蒜碟、茶具、餐具、垃圾桶等

  3、 餐厅布置:根据用餐人数摆放桌椅、餐具,摆放标准如下:

  4、 接待当天,在用餐时间前0.5-1小时开启空调,调试至合适温度。提前开启灯

  光。如需饮用红酒,应提前30分钟将红酒打开倒进醒酒器内醒酒。

  5、 用餐过程中,会务人员全程陪同服务(公司领导有特殊指示的除外),待客人落

  座后开始斟茶,根据需要倒酒。从主宾开始,按顺时针顺序进行。用餐过程中注意观察,根据需要随时添水倒酒。关注用餐人需求提供相应服务,桌上或餐碟中杂物较多时,征求同意后及时清理或更换餐碟。

  6、 上菜注意事项:上菜位置要固定,选择靠近门口的位置。上菜前要提示上菜位

  置的用餐人,一手端盘,一手轻轻转动托盘。端盘不宜过高,动作要轻缓平稳。及时撤掉空盘。汤、粥类食品应同时提供,不摆上桌,询问用餐人喜好后,在茶水柜处盛好双手端上。

  7、 来宾随行人员或司机,不与主宾一同用餐的,由专人负责陪同接待,至员工食堂用餐。

  (二)公司外用餐

  1、 根据用餐人数及领导要求选定合适的用餐地点,需提前实地考察环境与服务。

  2、 确定餐标和菜单,预定好工作餐。

  3、 提前预定或准备酒水饮料。

  4、 用餐前1小时,会务人员到达餐厅检查环境和餐饮准备情况,等候来宾。来宾

  驱车前往用餐地点时,会务人员应在微信群中通报。 5、 来宾到达用餐地点,会务人员开门迎接,引导来宾至用餐区。

  6、 会务人员和司机等不与主宾用餐的人员一同至工作餐地点用餐。

  7、 会务人员随时了解主宾用餐情况,根据需要提供服务,用餐尾声时,通知司机

  准备候车。

  七、 住宿服务

  1、 确定住宿人数及住宿人员身份信息,确定住宿标准与住宿时间。

  2、 联系相关酒店宾馆,预约房间,需实地考察宾馆环境、档次及服务状况。

  3、 与宾馆沟通好住宿事宜,做到宾客到达时,出示证件即可入住。

  4、 与宾馆预约服务事项,如早餐、叫早等。

  5、 重要来宾,应提前在酒店房间准备瓶装水及水果,方便客人取用。

  八、 活动收尾

  1、 宾客离开时,会务人员在来宾后方协助送客,来宾车辆驶离,服务工作终止。

  2、 来宾初次来访,应安排送客车辆或引导车辆,将来宾引导至接应地点。

  3、 观察是否有停留客人或领导,以便提供茶水等服务。

  4、 收尾工作:关闭所有用电设备、灯光,回收会议用具和书面资料,清洗清点茶

  具数量,妥善保管,通知保洁进行清理打扫。

  5、 活动资料收集:对接待活动当天涉及的汇报材料、录音、照片等进行收集整理,

  统一存档备案。

  6、 活动总结:对接待活动全过程进行总结,梳理工作流程中存在的问题和疏漏,

  对活动流程进行改进和完善。

  外宾接待基本原则

  1.注重教养

  (1)讲究仪表和衣帽整洁,其面、手、衣履要洁净。头发、胡须不宜过长,要修剪整齐。

  (2)举止大度得体、态度端庄和蔼、挺胸正颈,精神饱满,任何失礼或不合礼仪的言行都被认为是有失体面的。

  (3)讲究身分,说话客气,不做任何越礼之事。说话时神情矜持和蔼,略带微笑。

  (4)遵守时约。与人约会必须严格守时,不能失约超时。允诺别人的事不能忘记,必须按时做好,失信或失约的人是有损于自己的人格。

  (5)遵守公共秩序。不给别人造成麻烦或不便,不打搅别人、不干扰影响别人,尊重别人。

  2.礼貌用语

  礼貌用语作为礼仪的表现形式,把一个人对世界、对人们的心和礼节坦露传达出来,使爱者更显光辉,使说话人更被人敬重。在国际交往中"你好"、"请"、"谢谢"、"对不起"、"再见"这些礼仪语言具有极高的使用频率。

  3.尊重习俗

  不同国家的文化习俗有别,社会制度有异,思维方式和理解角度常常有较大差别,所以在交往关系上要互相尊重,谨慎从事。尊重习俗这是国际交往中很重要的一条礼仪原则。一些在中国人看来是正常的举止,在一些国家会被认为无礼甚至犯讳。如韩国人对"四"字非常反感,韩国许多楼房的编号严忌出现"四楼"、"四栋"、"四室"、"四号"之类。

  4.尊重隐私

  尊重隐私,在交谈中应回避涉及个人隐私的一切话题,具体而言,就是要做到"五不问":一不问年龄。外国人的年龄是保密的,他们希望自己永远年轻,对"老"字讳莫如深。二不问婚否。中国人爱谈论彼此的婚姻状况,外国人却不然。实际上,让一个老大不小的人向他人"交待"自己尚未婚配,并不是一件令人愉快的事情,对妇女而言尤其如此。三不问经历。很多外国人强调个人至上和个性独立,他们的经历与个人喜好等,纯属个人稳私的范围。四不问收入。每个人的收入都同他的地位和能力有关,被外国人视为自己的脸面,所以是免谈的。五不问地址。与外国人初交,不应要求对方留下地址。外国人不随意邀请人到家里做客。

  5.女士优先

  "女士优先"是国际礼仪中重要的原则。女士优先原则的核心是要求男士在任何场合、任何情况下,都要在行动上从各个方面尊重妇女,照顾妇女,帮助妇女,保护妇女。

  6.不亢不卑

  国际礼仪的不亢不卑原则,最要紧的是要保持人格平等,避免和克服"亢"和"卑"这两种置对方或置自身于不平等位置上的交往态度。要做到"不亢不卑",应把握住以下几点:

  (1)绝对不要对对方有金钱和物质利益上的希图,只要把持住了这一点,双方的人格就是平等了。

  (2)力争价值的平等和超越,要有为祖国和民族扬眉吐气的精神风貌。

  (3)坚持实事求是态度,不说过头话,说客气话与谦虚都是需要的,但过分了就成为虚伪。

  外宾接待准备工作

  在外宾抵达以前,就应做好充分的准备工作。

  见面后,翻译要先向对方介绍我方主要人员的姓名、职务。然后与对方行握手礼。握手时主人应先向客人伸手,轻握对方的手,双目注视对方,面带微笑。

  和外宾会见,应该至少提前半天预约,不要“给对方一个惊喜”。约见时间定好后,尽量不要改变。如有特殊情况而无法参加,可以在征得外宾同意的前提下,由身份较低的人出面会谈。

  会见时,外宾居右,我方人员居左。第一主宾在我方主谈人员右侧第一个位置,第二主宾在第一主宾的右侧,其他陪同人员就可随便就坐。翻译人员一般安排在我方主谈人的右侧,也可在其后面。

  会谈时如果要用长桌,以门口方向为准,面朝门的一面为上方,背门的一方是下方。让外宾坐在上方。我方主谈人和主宾分别坐在自己一方的中间。

  谈话时要注意态度和蔼、自然大方。说话声音要适中,不要用过多的手势。要注意倾听对方发言,不要左顾右盼,或随时打断对方谈话。不能在会谈过程中打哈欠、看表等。谈话内容应事先准备充分,确定好谈话范围,不要随便答复自己不知道的事情,或者自己没把握、未经领导批准的问题。注意不要谈论对方年龄、收入等私事。对于对方没听明白的问题,应通过翻译解释清楚。

  要根据外宾不同的生活习惯,妥善安排好食宿事宜,并根据他们的活动日程,具体组织承办或者安排到有关单位会谈、参观、访问等。在外宾参观访问某单位时,该单位应照常继续工作。

  送客时,可以在送别会上向外宾赠送一些适合他们风俗习惯的礼物,礼物的选用不要太贵重。然后,派身份和外宾相当的人员前往送行地点。当外宾乘坐的交通工具开动时,送行人员要挥手致意。在机场,一般要等飞机离地起飞后才能离开。如果有外国工作人员同时送行,离开时要和对方告别,并让他们车辆先行。

  【不同国家见面礼仪】

  接待外宾与外宾见面时,视对象、场合的不同,礼节也有所差异。对日本等许多东方国家,鞠躬是常见的传统礼节,行礼时立正站直,双手垂在眼前面,俯身低头,同时问候,弯身越低,越示敬意。

  1、对日本客人

  眼睛的直接接触和身体的直接接触都不提倡,因为这代表傲慢,不要看他的眼睛,取而代之的是看他的领带打结处,以表尊敬。在日本鞠躬要哈腰,头要低到身体一半处,双手放在一起。您见到的人的年纪越大、职位越高,您鞠躬应该越深。

  2、对美国客人

  美国人见面时,不一定会握手,只要笑一笑,打个招呼就行了,即使是第一次见面,而中国人则视握手为一个基本礼节。但在中国握手并没有太多的限定,而美国人握手是有一定礼节的。例如男女之间,女方先伸出手,若女方无握手之意,男子就只能点头鞠躬致意;长幼之间由长辈先伸出手;上下级之间,由上级先伸出手;宾主之间由主人先伸出手。


猜你感兴趣:

1.外宾接待的职场礼仪有哪些

2.礼仪接待需要注意什么

3.外宾欢迎词

4.欢迎外宾致辞

5.公务员面试题型

博聚网