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口腔门诊前台接待工作流程

时间:2017-11-17 公务接待 我要投稿

  一个好的前台接待对口腔门诊店很重要,所以对接待工作流程的要求也比较高。下面是小编为你整理的口腔门诊前台接待流程,希望对你有帮助。

口腔前台接待

  口腔门诊前台接待流程

  基本要求:做到“三个主动”

  一、 主动招呼:

  对于刚进门的客人,要先行招呼,放下手头的事务,面带微笑,站立服务,:“先生/小姐,您好,请问有预约吗?”

  二、 主动安排,

  在问候客人之后,引领客人至休息区,询问是否需要茶水,并告之客人可随意翻阅杂志以及其他齿科相关介绍。

  三、 主动告之医生状态/主动提供咨询

  1) 对于有预约的客人,在小天使中查询客人预约的时间,主动告之医生状态

  2) 对于没有预约的客人,先初步了解客人来意,如需预约,看是否有医生有时间,如无时间另外安排

  3.1.1适用范围:首次来诊所的客人接待流程。

  3.1.2流程分解说明

  1) 礼貌的询问客户,请有电话预约的初诊客户填写《患者病历登记表》,并且微笑礼貌地指导协助客户完成所需填写的内容,注意登记新病人来源,并输入电脑。

  2) 特别注意获悉途径一栏,如客人忘记,注意提醒客人。

  3) 对于不确定或初次就诊的客人,礼貌的询问客户姓名,在小天使上观察该病人预约时间,告诉客人医生的状态(您好,X医生还有病人未结束,请您稍座。/X医生已结束,护士在帮您做准备,请您稍坐。)

  4) 事先未预约的访客,须先了解客户需求,并请患者坐下稍候,查询各位医生的治疗时间,当时可安排就诊的立刻安排妥当;需要等候就诊的及时将大概需要等候的时间告知客户;无法安排即刻就诊或客户无法等候的,婉转的致歉并按客户需要时间适当安排。

  5) 前台接待客户姿势:有客户进入诊所,前台接待人员其中一人自然起立,双手交叉自然垂放于前;忌:坐着回答客户问题。

  6) 前台接待客户的态度:微笑面对每一位客户,回答问题语速快慢适度,音调高低适当;忌:面无表情,语速过快,音调过高。

  7) 前台询问回答客户的标准用语:“先生/小姐,您好!请问有什么可以帮您吗?”“先生/小姐,请问您有预约吗?”“先生/小姐,麻烦您填写《患者病历登记表》”“先生/小姐,对不起!请您稍等”“先生/小姐,您请坐”“先生/小姐,我请诊所内资深的医师来回答您的问题好吗?”

  8) 完成初诊挂号作业,并通知相关护士至前台引领客户进入诊室;

  9) 对于初诊病人结帐时,提醒是否需要停车卡。

  10) 客户离开诊所,前台人员站立送客户离开,标准礼貌用语“再见!”

  3.2.3超时等待/迟到客人接待流程

  1) 患者预约时间已到,而医护人员治疗及准备工作尚未结束,需用手势询问医护人员还需要多久时间,前台人员需向客人道歉,标准用语:“XX先生/小姐,对不起,您的医生治疗还未结束,请您稍等X分钟,非常抱歉!”。

  2) 对于超时等待的客人需要随时注意客人情绪,安抚客人,如有需要请医生出来先行招呼。

  3) 客户不论何种原因需要在候诊处等候治疗的,前台人员保持十分钟左右主动与其交流(具体沟通间隔时间因人而宜),让客户始终感受到我们的关怀;如客户等候须超过20分钟以上的,前台员工应及时礼貌的向客户表示歉意,并请其约定的主治医生出面向患者致歉,说明等候原因并取得客户的理解和认可;或征得客户同意后,安排协调其他医生为其治疗。

  4) 约定时间客户未到时,前台人员在约定的时间超过5分后准时致电,确认客户是否就诊,如果在来此的路上,确定到达时间后告知相关的医生;如果负责治疗的医生预约已排满,拖延时间将会影响到下面的客人进行治疗,需婉转地请客户更改预约时间,并表示歉意,如客人坚持要就诊,先与医生沟通后再安排时间,并及时将结果通知相关的医生。

  5) 客户取消预约必须及时通知医生,同时询问其另行约定的具体时间。如客户暂时无法确定具体时间,将该客人在小天使预约上备注并定期随访(根据具体情况设定,初诊客人一般应在一周内及时回访;复诊客人一般应在三天内回访)提醒客户就诊。

  3.3客户接待细节事项分解说明

  1) 始终保持面对诊所入口,当客户进入诊所时,坐于中间位置的接待人员应立刻起身,按标准接待姿势及标准问候语热情、礼貌地招呼客户。

  2) 预约客人来访提前,医护人员暂无法接诊或需等候就诊,前台人员需向客人解释,并为其准备饮料及读物;并且不间断地与其沟通,使其感觉倍受我们的关注。

  3) 外伤等急诊客户,前台员工协助客户在候诊室稍候(如有空闲诊室,可直接引导其入诊室),标准用语:“请您稍候,我马上为您安排医生。”并立刻通知主任医生安排医护接诊。非紧急情况,可请患者稍候为其安排尽快的就诊时间。

  4) 一般急诊患者,帮助患者填写病例登记,并注明病因,请患者在候诊室稍候,及时通知主任医生安排医护接诊。如暂时不能安排,应及时告知患者需等待的具体时间。标准用语:“XX先生/小姐,非常抱歉,目前诊所医生都在治疗中,最快完成治疗的项目大概还需要XX分钟,这位医生结束治疗后我就会为您安排,请您稍等片刻。” 如果这位医生在此时间段有预约客户,前台负责即刻与此客户讲明情况,告之可能需等待的时间。标准用语:“XX先生/小姐,您预约的医生现在正在紧急救治一位急诊患者,大约需要XX分钟,请您稍等片刻好吗?”“谢谢你的谅解,非常感谢您的配合”。

  5) 就诊客人如有陪同人员,当客户开始就诊时,前台人员礼貌地请其陪同人员至会议厅或VIP候诊室等候,并及时提供饮料和休闲资料。

  6) 当前台等候区已无位置,前台人员礼貌地请等候者至会议厅或VIP候诊室等候,并及时提供饮料和休闲资料。

  3.4结帐流程

  1) 客人结束治疗后,前台员工仔细核对医生填写的治疗单,并礼貌告知客户治疗费用。如是初诊客人标准用语:“您好,XXX小姐/先生,您今天的治疗费用是人民币XXX元”,待客人考虑好之后,再进行收费。如是复诊客人或会员,标准用语为“请问您用现金支付还是信用卡?”“麻烦您把会员卡给我一下好吗?”。

  2) 仔细验钞,唱收唱付。“XX小姐/先生,收您人民币XXX元整”“这是找您的XX元钱,请您收好”“这是您治疗的清单及发票,请您收好”。

  3) 客人使用信用卡时,核对信用卡的种类,如客户使用的信用卡是可以有折扣的,告知客户折扣率,并计算应收金额(请客户在POS单上签字,并将POS单的第二张、治疗清单及发票递交客户);标准用语:“XX小姐/先生,您使用的信用卡可以按XX折收费”“银行收费确认单请您签字”“这是您银行收费单、治疗的清单及发票,请您收好”。

  4) 客人使用会员卡支付费用时,前台人员要鉴别此客人是否为此会员卡的卡主,如不是,礼貌地咨询其卡主的姓名,然后根据相应的规定进行收费,当把会员卡和收费清单递给客人时,告知其本次的治疗的总费用为XXX,折扣为XXX,折扣后的费用为XXX,现在会员卡的金额为XXX。

  5) 对临时访客,我们需要明示我们的初诊检查费为*元(不是挂号费),以免客人拒付初诊费的情况发生。

  6) 客人使用*元抵用卡付费时,前台人员要和*元现金抵用卡发出记录进行核对,并改变颜色。

  7) 客户不论何种原因需要在候诊处等候治疗的,前台人员保持十分钟左右主动与其交流(具体沟通间隔时间因人而宜),让客户始终感受到我们的关怀;如客户等候须超过20分钟以上的,前台员工应及时礼貌的向客户表示歉意,并请其约定的主治医生向患者致歉,说明等候原因并取得客户的理解和认可;或由主治医生或客服经理征得客户同意后,安排协调其他医生为其治疗。

  8) 当客人就诊时,前台人员要注意对其的称谓;勿称“病人”或“患者”,标准称谓为“客人XX先生/小姐”

  9) 接待客人时,前台人员须注意说话的语气语句,应多用敬辞,并且多用请求式,避免命令式(例如请等候标准用语“请稍等片刻,好吗?”)。

  10) 特殊病例或有特殊要求的客户,前台应及时告知负责治疗的医生;

  11) 留有咨询电话但取消预约或没有预约的客户须定期回访;

  12) 尽量以简单扼要的解释吸引客户前来咨询检查;

  13) 根据客户询问项目及治疗情况,推荐不同种类的会员卡或项目;忌过于激进的推销;

  14) 语气保持礼貌(注意多用尊称“您”)、平和、亲切,忌过于热情或语气太嗲;

  15) 回答价格问题时,注意引导(根据客户咨询的项目,首先关心的是询问客户哪不舒服或要求,其次简单的讲解,最后婉转报价,如客户没有询问价格可不用报价),忌先报价后交谈。

  4.服务接待流程

  4.1适用范围:客户接待(饮料)服务

  4.1.1流程分解说明

  1)诊所必备的饮品种类:咖啡、绿茶、红茶、茉莉花茶和白水;

  2)客户前来就诊,因某些原因需等候的,前台人员须给等候的客户准备茶水(上茶时间掌握在3分钟之内)。

  3)茶杯标准使用规则:白水/茶水:高口杯;咖啡:咖啡杯,碟子和咖啡勺;

  4)准备咖啡的标准:首先加入适量的咖啡粉末放入咖啡杯中(平平的一勺),然后加入热水冲搅匀,根据客人需要加糖和牛奶;咖啡端给客户时将杯子放在碟子上面,咖啡勺与把手平行向右放;

  5)倒茶标准:茶水不要太满(7分满),杯子放在杯垫上,把手向右。

  6)其他方面注意事项:

  消毒柜内取茶杯时,注意检查水杯是否干净;

  如茶杯刚刚消毒(杯子很热),需要提醒客户小心杯柄烫手;

  将茶杯放置客户面前时,注意手指不要触摸杯口部位;

  注意咖啡搅拌的力度不易过大,以免咖啡外溢,端给客户时注意咖啡杯外是否干净;茶杯须注意是否有茶水外溢;

  端给客户茶杯/咖啡杯时,要保持从客人的右侧放置在客户右侧。

  口腔门诊前台接待工作内容

  前台人员是门诊的门面形象,也往往是门诊内外就诊、访客首先接触的员工,所以前台人员在仪容及礼貌方面不断的检点及警惕,其一举一动代表了机构的形象及声誉。更由于前台人员是长处备受注目的环境之中,顾客往往可以从前台人员的接待及相应的工作情况看出门诊的管理水平。

  1、迎接:

  看到顾客迈上台阶准备进门时,要迅速走出导医台,主动开门迎接,面带微笑、行鞠躬礼,以手势示意顾客走到吧台前,要体现出热情和真诚。

  2、询问:

  (1)、初诊:为有效的分诊而询问,如“您好!您是第一次来吗?请问您的牙齿怎么了?麻烦您先建一个病历或挂个号好吗?”或“您好!您预约了吗?或您的预约卡带了吗?”询问时要站立、面带微笑,目光注视着对方。并嘱咐顾客:“您先稍坐一会,我马上为您安排!”

  (2)、复诊:复诊患者先取病历,同时要有几句简单的交流,如您的牙齿现在感觉怎样?因为是复诊患者,根据其情绪和状态,可适当的寒暄或赞美几句,如今天不是太忙啊?吃过XX饭了吗?您今天的气色很好!或您穿的衣服很好看,请问在哪买的等等。

  3、分诊/候诊:

  (1)、初诊分诊:按顾客主诉要求,依据分诊制度,结合实际工作和医生的专长进行分诊,并做好相应的记录;

  (2)、复诊安排:要携带病历,引领顾客进入治疗区,妥善安置后要及时做好相应的记录;

  (3)、候诊安置:如果不能及时安排分诊,应将顾客的等候妥善安置,及时倒水,递上水果、拿报纸、书刊,开电视等,并将需等候的大概时间给顾客交待一下,让其心中有数,如果初诊顾客等候超过3分钟,应主动进行安慰,尽早安排;对于比较熟悉的复诊顾客,可根据其情绪和状态,适度的寒暄或赞美几句,也可找话题聊天等等。

  4、通知医生:

  在安置好顾客后,引领顾客前要事先通知接诊医生,不至于盲目引领而出现尴尬的场面,让医生做好接诊前准备工作,尤其是一些重要信息的告知,如特殊要求、交通工具、身份地位等,为医生的接诊提供参考。

  5、陪同引领:

  手拿着病历,应站在顾客左前方的2、3步处,配合手势请顾客跟随其后,自己走在前左侧,让客人走在中央,并说:“您好!请给我到治疗室,让医生帮您检查一下”,行走时与顾客的步伐保持一致,并适当的介绍医生。若遇拐弯或有楼梯台阶的地方应使用手势,并提醒顾客“这边走”或“注意楼梯”等。

  注意细节:找准时机要适度的包装一下医生,可以增加患者对医生的信任度,有利于医生接诊;如“这是x医生,经验很丰富,刚从xxx学习回来,最擅长xxx治疗了,让他帮您看一下……”。

  6、转交:

  将顾客及其病历转交给医生,并再次介绍接诊医生:“这是x医生,让他先帮您检查一下!”或适当的叮嘱医生:“这是咱们的xxx顾客,或xx先生/女士,是慕名而来的,您一定要特殊安排好!”

  7、收银:

  顾客缴费时,我们一定要面带微笑,对于费用零头要求减免的患者,我们不能满足其要求时,要给出一个合理的解释,并注意说话的方式、方法,以防顾客“丢面子”;如果备有牙刷、牙膏等小礼物,可以赠送一个,给顾客台阶下,让其有种心理上的平衡感。

  8、送客:

  顾客缴费后准备离开时,要给与其道别:“您慢走!”然后帮其开门,并目送顾客离开。若条件允许的情况下,一定要主动询问每一位即将离开的顾客:“看完了,感觉怎样?有什么意见和建议恳请您指出!”

  口腔门诊前台接待情况处理

  ①客人未按预约时间过来,先了解客人此次过来复诊的目的,首先安排主诊医生帮他看,主诊医生休息找主管。

  ②医生改休息,无通知客人另改约时间,客人准时过来,先通知该医生(打电话给他),最后安排主管帮他看。

  ③预约专家不在,先留下客人资料,来诊目的,明天专家回来通知客人过来。 ④预约专家在忙,先了解该客人来诊目的,通知专家,并向专家了解大概要等待的时间,询问客人的意见。

  ⑤客人专门找男医生或者女医生时的安排,尊重客人的特殊要求,尽量满足客人的需要。

  治疗一年内或刚过一年的客人回来复诊,该牙齿出现问题,首先是安排给原医生,客人如果要求不找原医生的,要问清楚情况(注明投诉原因),上报门诊主任。如果原医生不在本门诊或者离职的,要报告主管,由主管安排。


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