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商务礼仪接待流程是什么

时间:2017-11-20 公务接待 我要投稿

  接待是我们日常商务活动的基本礼仪。接待流程是接待工作人员所必须掌握的。下面是小编为你整理的商务礼仪接待流程,希望对你有帮助。

接待

  商务接待礼仪流程一:接待前充分准备

  1.了解客户基本情况

  商务接待第一步首先是了解客户的基本情况,包括客户的单位、姓名、性别、民族、职业、职务、级别及所到访的具体人数;还有一些细节问题比如:到访的具体日期、时间、地点等。

  2.确定迎送规格

  根据客户的具体情况确定具体的接待规格。

  3.布置接待环节

  在规定标准的范围内,安排接待工作用车、客户用车、客户餐饮住宿等。

  4.商务接待人员选择

  挑选好接待人员,根据接待人员工作的能力具体安排到接待工作中的各个环节中。

  商务接待礼仪流程二:接待中服务工作

  商务接待服务工作是商务接待过程的中心环节,是直接面对面的服务接待过程。在这个过程当中,要按照接待方案的要求组织实施,认真负责,一丝不苟,完成每一个接待服务事项。同时,要根据随时变化的情况,适时的修正原方案,组织实施。

  商务接待服务要求接待人员特别是负责人,要掌握全局,善于协调和沟通;要求真务实,善于随机应变;要及时向上级领导请示汇报,善于整合各方面的力量,同心同德,完成好接待任务。

  1、客户迎接和食宿安排

  提前到达指定的地点迎接客户,如果领导和有关部门去机场、车站、码头迎接客户,要确定并事前通报集合时间、地点、乘车安排和出发时间。

  帮助客户与机场或车站联系签票、领取行李。

  按照接待方针和接待方案,到达下榻或就餐的宾馆招待所,实施迎宾接待礼仪。

  客户到住地后,安排人员分送行李,并将《接待手册》(内容包括住房安排,活动日程及乘车安排,就餐时间、地点以及有关注意事项等)发给客户。

  2、宴请

  陪餐领导先到达宴会地点;

  掌握宴请的人数、时间、地点、方式、标准,并提前通知宾馆;

  精心编制宴会菜单,做好宴会设计;

  摆放席位卡,并核对确认。接待人员提前一小时到宴会厅,督促检查有关服务;

  严格按拟定宴会菜单上菜、上酒水等,特殊情况按主陪领导意图办理,准确把握上菜节奏,不宜过快或过慢;

  接待人员人员主动引导客户入席、离席。

  3、商务会见、会谈安排

  明确商务工作会见的基本情况,会见(谈)人的姓名、职务、人数、会见(谈)目的、会见(谈)什么人,以及会见(谈)的性质。

  有关人员和部门应做好以下准备:

  提前通知我方有关部门和人员做好会见(谈)准备;

  确定会见(谈)时间,安排好会见(谈)场地、座位;

  确定记录员,如需翻译、摄影、新闻报道,要事先确定翻译员、摄影师并通知采访记者;

  商务接待人员先在门口迎接客户,客户进入会议室后,我方人员应立即起身表示欢迎;

  如果需要会谈双方合影,安排在宾主握手后,合影再入座。

  4、商务参观考察安排

  参观考察的各项准备工作必须提前做好,包括出行的物资、车辆;

  提前筒子安排领导和随行陪同人员;

  宾客在外的相关服务工作和联络协调工作认真负责;

  协助接待地做好接待过程中的有关突发情况的现场处理;

  旅行途中适时向客户介绍沿途的一些基本情况。

  5、商务休闲娱乐

  征求客户意见根据客户的喜和习惯安排活动项目。

  安排活动场地、确定活动时间。

  安排电影、健身、体育等娱乐活动,举办文艺晚会,接待之前应做好相关准备工作。

  根据客户兴趣灵活掌握活动时间长度。

  商务接待礼仪流程三:接待后期工作

  商务接待后期工作主要指接待工作结束后的欢送工作和经验总结。

  1、欢送来访客户

  欢送是整个接待过程最后服务,要认真对待,给客户留下难忘的美好印象。

  核实客户离去所乘航班或车次抵达时间、地点有无变化,以及飞机(火车)停靠的情况。

  按照接待方针和接待方案,设计和实施欢送礼仪。

  为了表示隆重,参加接待服务的人员在客户住地列队欢送。

  欢送人员目送客户所乘飞机、火车启动后再返回。

  2、扫尾工作

  主要包括清理房间、接待费用结算和资料汇总归档等。

  3、总结经验

  每次接待任务完成后,要及时、认真进行总结。肯定成绩,找出差距,对有突出贡献的单位和个人进行表彰。通过进行总结经验教训,深化对接待工作规律的认识,促进接待工作水平不断提高。

  快速掌握接待礼仪的方法

  怎么接人?如果你准备接待的是你的大客户,那接人是非常关键的第一印象。有的人失去订单或订单量不怎么样?这个和自已接待水平是有一定的关系。有的人去接人直接问时间和地点,其它的就不会深入了而且询问时的语调非常的生硬和敷衍,所以很难给人留下好印象。在接客户前要确定好要接的人的身份,接送时间和地点,要问清是一个人还是有其它人陪同前来,这些都是需要在电话中做好沟通而且询问时语调一定要让人舒服不能过于生硬,你的声音和语调就是你的第一张名片。这些细节确定好后到了约定的接人地点,这是客户对你的第二印象见面一般都是用握手礼,握手时不能太用力也不能轻轻一碰,力度过轻是敷衍过重会显的过于讨好,接待要不卑不亢。握手的时间也不能太长3秒为准,最主要的是眼神要有交流这是一种尊重,很多人会握手却不会眼神交流。眼神交流时不能有轻犯的意味要带着温暖的笑容。如果这些都做好了你留给客户的好印象自然就加深了。

  怎么着装?着装是一个人内在素质的真实反映。如,歌舞厅的女装是暴露的,工人的着装是工装,军人的着装是军装,着装不仅反映一个人的内在素质也是职业的象征。商务着装一般都是正装多以黑灰为主,但没有必要这么死板。商务接待颜色黑灰是保守色但难免会给人压抑的感觉也不能穿的过于轻挑这是大忌,可我们还是会见到这样的人,你的客户会通过你的着装来判断你的性格。若你着装过于轻挑那他们的行为也是轻挑的。商务装可以在丝巾和颜色上多下功夫,如灰色的套装可以加粉红色的大方块丝巾这样既端庄又能体现女人的柔美。在妆容方面不要过于相信化妆是种尊重的教条。你不一定非要化妆但脸一定要干净清爽涂点淡淡的唇彩不要用口红过于老气而且非常的干,不一定适合所有女性,所以唇彩是上选,真诚的笑容就是你对人最大的尊重。

  接待途中注意事项。从接人到公司会有一定的路程这时不能冷场,如果在这时侯冷场那你之前的好印象都会在这途中慢慢的流失掉等你到公司时也很难把话题自然的衔接起来。如果你衔接的很冒失那接下来的交流基本上都是失败的。所以在接送的途中需要做些轻松的交流,这些在你事前的电话交流中都要了解清楚了,如果你功课做的够足那这时一般不会冷场。如,这时可以问你客人是否来过本市或玩过哪些地方?以本市的特点为切入点是最适合不过了,既显示了你的优势也让你客户对这个城市有了更深的印象,这样以后有人提到这个城市也都会想起你来。介绍城市景点或优势要有点幽默感这个会加分,在接下来的交流中也会顺畅很多。

  怎么交谈?交谈最主要的目的是为了成交,目的要明确但不要过于急切,交谈语调会显示你的现状,所以一定要善用你的语调。既然交谈是为了成交那么你的逻辑一定要清晰,如果你自已表达都不清楚那客户又怎么能明白你的意思呢?双方交谈是互动的,你不能光顾自已说,很多人在交流时基本上是不带耳朵的,所以最后没有成交也是很正常的。你只有会听才能明白真正的问题所在,只有弄清了问题根源你才能解决问题。在交谈过程中坐姿一定要端正不能翘二郎腿,更不能把背靠在椅子上,眼神一定要有交流,重要的事情要重复说。

  怎么送人?送人是接待的最后一个流程,这个流程最能反映你的为人。有的人在交谈过程中没有达到自已想要的目的就甩脸给人看,送人也心不甘情不愿的,这说明你这人利益熏心,有可能你客户对你其它都非常满意只是想考验下你的为人值不值的合作而已,所以最后的送人流程才是真正合作的起点。不管在之前的交谈中是否能达成合作在送人过程中都要保持接人时热情,行为要连贯才有美感。

  我们接待的不仅是客人还检验了我们自身的修养。接待相当于是一个人的脸,漂亮的女人或帅气的男人总能得到青莱,正所谓爱美之心人自有之,对于美的东西我们都不会吝啬自已的欣赏,有了欣赏才愿意与你合作。


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