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接待外宾的流程是怎样的

时间:2017-11-20 公务接待 我要投稿

  在接待外宾以前,接待工作人员就应做好充分的准备工作。接待外宾的流程是什么?下面是小编为你整理的接待外宾的流程,希望对你有帮助。

接待

  接待外宾的流程

  一:接待前充分准备

  1.了解客户基本情况

  商务接待外宾第一步首先是了解客户的基本情况,包括客户的单位、姓名、性别、民族、职业、职务、级别及所到访的具体人数;还有一些细节问题比如:到访的具体日期、时间、地点等。

  2.确定迎送规格

  根据客户的具体情况确定具体的接待规格。

  3.布置接待环节

  在规定标准的范围内,安排接待工作用车、客户用车、客户餐饮住宿等。

  4.商务接待外宾人员选择

  挑选好接待人员,根据接待人员工作的能力具体安排到接待工作中的各个环节中。

  二:接待中服务工作

  商务接待外宾服务工作是商务接待外宾过程的中心环节,是直接面对面的服务接待过程。在这个过程当中,要按照接待方案的要求组织实施,认真负责,一丝不苟,完成每一个接待服务事项。同时,要根据随时变化的情况,适时的修正原方案,组织实施。

  商务接待外宾服务要求接待人员特别是负责人,要掌握全局,善于协调和沟通;要求真务实,善于随机应变;要及时向上级领导请示汇报,善于整合各方面的力量,同心同德,完成好接待任务。

  1、客户迎接和食宿安排

  提前到达指定的地点迎接客户,如果领导和有关部门去机场、车站、码头迎接客户,要确定并事前通报集合时间、地点、乘车安排和出发时间。

  帮助客户与机场或车站联系签票、领取行李。

  按照接待方针和接待方案,到达下榻或就餐的宾馆招待所,实施迎宾接待礼仪。

  客户到住地后,安排人员分送行李,并将《接待手册》(内容包括住房安排,活动日程及乘车安排,就餐时间、地点以及有关注意事项等)发给客户。

  2、宴请

  陪餐领导先到达宴会地点;

  掌握宴请的人数、时间、地点、方式、标准,并提前通知宾馆;

  精心编制宴会菜单,做好宴会设计;

  摆放席位卡,并核对确认。接待人员提前一小时到宴会厅,督促检查有关服务;

  严格按拟定宴会菜单上菜、上酒水等,特殊情况按主陪领导意图办理,准确把握上菜节奏,不宜过快或过慢;

  接待人员人员主动引导客户入席、离席。

  3、商务会见、会谈安排

  明确商务工作会见的基本情况,会见(谈)人的姓名、职务、人数、会见(谈)目的、会见(谈)什么人,以及会见(谈)的性质。

  有关人员和部门应做好以下准备:

  提前通知我方有关部门和人员做好会见(谈)准备;

  确定会见(谈)时间,安排好会见(谈)场地、座位;

  确定记录员,如需翻译、摄影、新闻报道,要事先确定翻译员、摄影师并通知采访记者;

  商务接待外宾人员先在门口迎接客户,客户进入会议室后,我方人员应立即起身表示欢迎;

  如果需要会谈双方合影,安排在宾主握手后,合影再入座。

  4、商务参观考察安排

  参观考察的各项准备工作必须提前做好,包括出行的物资、车辆;

  提前筒子安排领导和随行陪同人员;

  宾客在外的相关服务工作和联络协调工作认真负责;

  协助接待地做好接待过程中的有关突发情况的现场处理;

  旅行途中适时向客户介绍沿途的一些基本情况。

  5、商务休闲娱乐

  征求客户意见根据客户的喜和习惯安排活动项目。

  安排活动场地、确定活动时间。

  安排电影、健身、体育等娱乐活动,举办文艺晚会,接待之前应做好相关准备工作。

  根据客户兴趣灵活掌握活动时间长度。

  三:接待后期工作

  商务接待外宾后期工作主要指接待工作结束后的欢送工作和经验总结。

  1、欢送来访客户

  欢送是整个接待过程最后服务,要认真对待,给客户留下难忘的美好印象。

  核实客户离去所乘航班或车次抵达时间、地点有无变化,以及飞机(火车)停靠的情况。

  按照接待方针和接待方案,设计和实施欢送礼仪。

  为了表示隆重,参加接待服务的人员在客户住地列队欢送。

  欢送人员目送客户所乘飞机、火车启动后再返回。

  2、扫尾工作

  主要包括清理房间、接待费用结算和资料汇总归档等。

  3、总结经验

  每次接待任务完成后,要及时、认真进行总结。肯定成绩,找出差距,对有突出贡献的单位和个人进行表彰。通过进行总结经验教训,深化对接待工作规律的认识,促进接待工作水平不断提高。

  接待外宾礼仪知识

  商务接待外宾礼仪是商务工作总所必需遵守的行为规范,商务接待外宾礼仪具有技巧性,规范性、对象性、权威性的特点。商务接待外宾礼仪主要分为内宾接待礼仪知识和外宾接待礼仪知识。礼仪知识有:商务接待外宾礼仪的原则,迎送活动的技巧,饮食和住宿的安排,接待现场的来宾应对方法。

  商务接待外宾人员必须熟悉并且运用自如的礼仪知识有:

  1.接待客户乘车礼仪

  知识要点:乘车座次安排、乘车上下车礼仪

  2.接待客户时握手礼仪

  知识要点:握手的顺序、握手的力度、握手时的其他动作注意事项

  3.接待见面后介绍礼仪

  知识要点:如何把自己介绍给客户;如何把领导介绍给客户;如何把很多人介绍给客户?

  4.行进礼仪

  知识要点:上下楼梯是接待人员应该在什么位置?进出电梯是接待人员应该怎么做?

  5.称呼礼仪

  知识要点:遇到客户应该怎么称呼?

  商务接待外宾礼仪流程可以供政府或者企业的商务接待外宾人员系统的学习,了解整个接待过程,能够更好的为客户服务。

  接待外宾基本原则

  1.注重教养

  (1)讲究仪表和衣帽整洁,其面、手、衣履要洁净。头发、胡须不宜过长,要修剪整齐。

  (2)举止大度得体、态度端庄和蔼、挺胸正颈,精神饱满,任何失礼或不合礼仪的言行都被认为是有失体面的。

  (3)讲究身分,说话客气,不做任何越礼之事。说话时神情矜持和蔼,略带微笑。

  (4)遵守时约。与人约会必须严格守时,不能失约超时。允诺别人的事不能忘记,必须按时做好,失信或失约的人是有损于自己的人格。

  (5)遵守公共秩序。不给别人造成麻烦或不便,不打搅别人、不干扰影响别人,尊重别人。

  2.礼貌用语

  礼貌用语作为礼仪的表现形式,把一个人对世界、对人们的爱心和礼节坦露传达出来,使爱者更显光辉,使说话人更被人敬重。在国际交往中"你好"、"请"、"谢谢"、"对不起"、"再见"这些礼仪语言具有极高的使用频率。

  3.尊重习俗

  不同国家的文化习俗有别,社会制度有异,思维方式和理解角度常常有较大差别,所以在交往关系上要互相尊重,谨慎从事。尊重习俗这是国际交往中很重要的一条礼仪原则。一些在中国人看来是正常的举止,在一些国家会被认为无礼甚至犯讳。如韩国人对"四"字非常反感,韩国许多楼房的编号严忌出现"四楼"、"四栋"、"四室"、"四号"之类。

  4.尊重隐私

  尊重隐私,在交谈中应回避涉及个人隐私的一切话题,具体而言,就是要做到"五不问":一不问年龄。外国人的年龄是保密的,他们希望自己永远年轻,对"老"字讳莫如深。二不问婚否。中国人爱谈论彼此的婚姻状况,外国人却不然。实际上,让一个老大不小的人向他人"交待"自己尚未婚配,并不是一件令人愉快的事情,对妇女而言尤其如此。三不问经历。很多外国人强调个人至上和个性独立,他们的经历与个人喜好等,纯属个人稳私的范围。四不问收入。每个人的收入都同他的地位和能力有关,被外国人视为自己的脸面,所以是免谈的。五不问地址。与外国人初交,不应要求对方留下地址。外国人不随意邀请人到家里做客。

  5.女士优先

  "女士优先"是国际礼仪中重要的原则。女士优先原则的核心是要求男士在任何场合、任何情况下,都要在行动上从各个方面尊重妇女,照顾妇女,帮助妇女,保护妇女。

  6.不亢不卑

  国际礼仪的不亢不卑原则,最要紧的是要保持人格平等,避免和克服"亢"和"卑"这两种置对方或置自身于不平等位置上的交往态度。要做到"不亢不卑",应把握住以下几点:

  (1)绝对不要对对方有金钱和物质利益上的希图,只要把持住了这一点,双方的人格就是平等了。

  (2)力争价值的平等和超越,要有为祖国和民族扬眉吐气的精神风貌。

  (3)坚持实事求是态度,不说过头话,说客气话与谦虚都是需要的,但过分了就成为虚伪。


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