公务接待 百分网手机站

团队接待流程是怎样的

时间:2017-11-28 公务接待 我要投稿

  当团队到达时,接待工作人员应该怎么做?有哪些接待流程?下面是小编为你整理的团队接待流程,希望对你有帮助。

接待

  团队接待流程

  一、标准:

  1、熟记重要团队名称及领队名字。

  2、熟悉重要团队的日程安排。

  二、程序:

  1、接到接待通知单后,根据接待单上的特殊要求逐一落实(房号、房间布置要求、欢迎信、具体抵离时间、用餐地点、用餐标准、由谁负责出面迎接等)。

  2、根据客人的抵店时间,提前2小时(特殊情况除外)对房间进行检查,检查内容是:房内各项设施是否完好无损,卫生

  是否合乎标准,是否按贵宾的规格放置了各类物品,需撤除的物品是否已撤除,检查完毕,放置欢迎信。

  3、在查房中如发现问题,随时与有关人员联系,并督促立即维修,如不能在短时间内修复,应通知总台重新安排房间,并协助布置,检查。

  4、根据团队抵店时间,提前在大厅恭侯客人,如事先不知客人的抵店时间,应通知总台及时呼叫。

  5、当团队抵店时,大堂经理迎上前去与团队陪同联系,先自我介绍并与领队交换名片,然后代表度假酒店总经理向客人表示欢

  迎(如度假酒店总经理出面迎接,大堂经理则要向客人介绍总经理),并将客人引上电梯,送至楼层或根据实际情况在大厅等候,随时准备提供服务,检查行李运送情况。

  6、如果团队进店后即去餐厅用餐,大堂经理应事先根据接待要求对餐厅进行检查,团队进店后,送客人进餐厅用餐。

  7、对于需要组织迎送队伍的重要团队,要事先与有关部门联系,落实迎送队伍人数集中的时间及地点,并与有关接待部门保持联系,以确定抵离时间,在迎送队伍准备就绪后,通知总经理出场。接待过程中,要求指挥正确、及时,确保工作顺利进行。

  8、接待完毕后,将接待情况记入工作日记,并在接待统计表中做记录。

  团队入住程序

  1、 当市场营销部接到团体订房时,先要请旅行社将有关资料传真到,然后将资料交给市场营销部经理,由市场营销部经理决定是否接待此团。

  2、 前台接到市场营销部下达的团队通知单后,要根据接待单上特殊要求逐一落实,(房号、房间类型、付款方式、具体抵离时间等)。

  3、 前台接待员按照团队接待单上的要求进行排房,团体到达的前一天,将资料再复查一次,落实各岗位之间的准备工作。

  4、 在团队到达前,预先备好团队的钥匙,并与有关部门联系确保房间为干净房。

  5、 要按照团队要求提前分配好房间。

  6、 团体到达的当天,接待员应预先将有关资料整理好,以便团队领队分配房间;

  7、 前厅接待人员与营销部联络员一同礼貌地把团队客人引领至团队入店登记处;

  8、 团队联络员告知领队、团队客人有关事宜,其中包括:早、中、晚餐地点、其它设施等;

  9、 接待人员与领队确认房间数、人数及早晨唤醒时间;

  10、经确认后,请团队联络员在团队明确单上签字,且前台接待处人员亦需在上面签字认可;

  11、团队联络员和领队接洽完毕后,前台接待人员需协助领队发放钥匙,并告知客人电梯的位置。

  12、手续完毕后,前台接待人员将准确的房号名单转交礼宾部,以便行李发送;

  13、修正完毕所有更改事项后,及时将所有信息输入电脑中。

  酒店团队接待操作方法

  一、团队接待操作程序:

  1、团队预订

  (1)收取预订传真、信函,认真细致阅读。

  (2)阅读订房传真、信函,理解正确。

  (3)查清订房要求,如有超出本人权限的特殊要求,应向营销总监汇报。

  (4)查清对方与我店是否已有协议。如有协议,而且对方的要求也符合协议条款,可按要求直接给予确认;如超出协议条款和本人权限,应经请示营销总监后与对方商量,达成一致后再予确认;如无协议,应在自己职权范围内与对方就价格、付款方式等进行协商,达成一致后再予确认;如对方要求超出本人权限,应向营销总监请示后再与对方协商,达成一致后再予确认。

  (5)根据预订要求,查阅《会议/团队客情一览表》。

  (6)与前厅部客房预订确认能否接受预订。

  (7)24小时内填写《团队预定确认书》给予书面确认,确认内容全面正确,包括时间人数、用房数、国籍、价格、订餐人数、付款方式。

  (8)准确无误填写《团队通知单》并提前一周将《团队通知单》发至前厅部客房预订等有关部门。

  (9)将预订填入《会议/团队客情一览表》,供随时查阅。

  (10)将通知单放入当月团队资料夹。

  (11)将对方传真归入文件夹,及时转送财务部会计核算组。

  2、团队更改与取消

  (1)接收旅行社更改、取消通知,以书面形式为准。

  (2)对照原计划进行比较,仔细找出修改内容,不得遗漏。

  (3)如对变更无异议、重大更改,则立即给予确认;如有异议,则需打电话或发传真,则于24小时之内与该社取得联系。

  (4)如24小时内的团队取消,协商解决,酌情收取损失费,以求下次合作,共同发展。

  (5)如该团计划已下发前厅部预订处,须立即向前厅部预订处下达《变更通知单》;如该团预订尚未下达,则在原计划相应处用醒目色笔进行改动。

  (6)及时将资料归档。

  3、团队接待

  (1)团队到店前三小时,对照《团队通知单》仔细核对团队人数、用房数等情况。

  (2)检查房间、钥匙等的准备工作是否到位。

  (3)对有特殊要求的客人,应检查是否已按特殊要求做好各项安排。

  (4)团队到店时,到前台与旅行社陪同及领队联系,互相交换名片,协助办理入住手续。

  (5)协助总台接待人员的工作,落实团队用房、用餐及其他特殊事项。

  (6)团队办理退房手续前15分钟到总台协助结账,并确保团队客人已结清个人帐。

  (7)送客人离店,与客人道别。

  (8)团队退房后,将《团队预定确认书》、《团队通知单》归档,由部门文员按每季或每年进统计,登记在《会议/团队经营情况一览表》上。

  二、团队接待的操作标准:

  1、所有信息必须以书面的形式,要求准确、及时、签字。

  2、订单的收取要及时,回复必须在24小时以内,确认必须与书面形式,并按类归档。

  3、团队的确认、修改、取消必须第一时间与前厅部预订处联系。

  4、与各相关部门的沟通必须以书面、签字确认的形式进行,并要求准确、及时。

  5、旅行社销售经理必须全程跟踪团队的预订、变更、入住、退房全过程,及时反馈信息、解决问题,并填写《客户意见反馈表》。

  6、须协助财务部做好结算工作。

  7、尽量用姓氏称呼客人。(整个访问过程最少用姓氏、职衔称呼客人三次)


猜你感兴趣:

1.大型会议接待流程是怎样的

2.酒店前台接待流程是怎样的

3.外宾接待流程是怎样的

4.公务接待流程是怎样的

5.门市接待流程是怎样的

博聚网