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大型活动接待流程是如何的

时间:2017-11-30 公务接待 我要投稿

  接待工作是举办大型活动过程中的一项重要工作。接待流程是怎样的?下面是小编为你整理的大型活动接待流程,希望对你有帮助。

接待

  大型活动接待流程

  一、会场布置流程

  (一) 外场横幅落实标语或横幅内容及尺寸、数量、类别;

  制作条幅;

  悬挂横幅。

  气球落实气球的数量,明确大小,购买气球;

  悬挂气球。

  花篮落实数量,购买花篮;

  拟定标语;

  摆放花篮及悬挂标语。

  地毯落实地毯尺寸,购买地毯;

  摆放到位;

  维护。

  (二)内场会标拟定文字,落实标语内容及会标尺寸;

  制作会标;

  悬挂会标。

  鲜花落实鲜花数量、类别;

  联系租借;

  摆放到位。

  音响灯光调试话筒、灯光;

  准备备用音响设备。

  座位/桌牌落实参会人员数量;

  桌椅、桌牌摆放整齐;

  制作座位图。

  二、领导接待流程

  (一) 成立机构明确责任建立领导机构、明确职责;

  建立工作机构、分配工作。

  (二) 邀请领导确定会议/活动名称、议程、时间、地点、参加人、要求等事宜;

  确定邀请领导名单;

  印制请柬、车证;

  绘制路线图;

  拟定领导讲话/发言稿;

  装袋(请柬、议程、车证、路线图、拟请领导名单、领导讲话代拟稿);

  发放邀请函,保留联系单位、联系人,以备查询;

  确定参会领导名单、调整领导桌牌;

  分类、分页打印到会领导名单。

  (三) 聘请礼仪服务人员明确对礼仪生的要求、数量;

  实地联系,确定人员;

  会议/活动前实地演习,明确岗位分工(门岗、廊岗、贵宾室服务、贵宾室签到、主席台服务、发奖引导、迎送服务)。

  (四) 实地勘察会议/活动现场确定宾客行走路线;

  安排接待岗位及人员;

  落实贵宾室饮水用具;

  落实签到用具;

  贵宾室内码放会议材料。

  (五) 座签确定参会人员数量,购置座签;

  打印人名;

  按顺序码放;

  收存留用。

  (六)选送赠品确定数量;

  将赠品码放适宜位置;

  发送赠品(直接在签到处分发、在贵宾室分发)。

  (七) 引领入场确定会议开始——听主办方主要负责人安排;

  引领人员进入会场坐席;

  确定人员发放奖章/奖杯/奖状/奖牌/证书;

  引领人员与演员/工作人员合影。

  (八) 送别安排车辆提前到岗;

  交待行使路线;

  活动后与与会人员联系交办、指示及其他需落实事宜。

  三、材料准备流程

  (一) 确定会议文件材料内容拟定会议议程;

  确定发放的文件。

  (二)撰写会议文件材料明确写作人员;

  召开专题会议,明确写作指导思想、思路,确定框架;

  写作;

  修改稿件;

  定稿。

  (三) 印制会议文件材料整理确定会议文件材料;

  确定人员制定参会证;

  检查对版,印刷、装订会议文件材料;

  材料装袋;

  运送文件材料到会议/活动指定地点。

  (四) 分放文件材料摆放主席台,二次检查对版;

  发放参会人员;

  收集、运送剩余文件材料;

  收存剩余文件材料。

  四、新闻宣传流程

  (一) 新闻宣传策划:拿出宣传意向,请领导定范围、定主题、定方向;

  形成新闻稿:提供相关材料、形成新闻稿件;

  邀请媒体:联系、落实人员;

  落实宣传效果。

  (二) 信息报送撰写信息:结合领导讲话、会议内容编写信息;

  信息报送:向主管部门报送。

  (三) 摄影照相留资料摄影

  邀请专人或通知新闻中心;

  落实设备;

  落实摄影机位;

  编辑整理归档。

  照相

  联系专人或通知新闻中心;

  备好设备、相机、电池;

  整理归档。

  录音落实专人负责;

  准备录音笔等设备;

  整理文字、归档;

  五、后勤保障流程

  (一) 落实场地联系、落实会议场地;

  明确会议始、终时间;

  明确参会人数,合理摆放桌椅;

  明确贵宾级别、人数、确定贵宾室;

  确保各场地卫生。

  (二) 用餐食堂用餐或自助餐统计用餐人数;

  印制餐票;

  确定发放形式;

  指派发放人;

  发放餐票。

  饭店用餐确定餐标;

  根据会议规模级别指定菜谱;

  请示领导调整菜谱;

  根据最终结果落实;

  安排用餐座次;

  安排领导餐桌;

  安排少数民族(回族)餐桌。

  (三) 住宿确定人数,分配房间;

  安排车辆;

  确定并公布工作人员房间;

  发放钥匙;

  回收钥匙。

  (四) 娱乐活动确定活动形式、活动内容、内容时间;

  指派具体负责人;

  明确各项活动参加人数;

  落实活动场所、地点;

  发放活动门票。

  (五) 落实会议用车落实用车数量;

  明确发车时间;

  明确发车地点及路线;

  指派每辆车负责人;

  安排人员乘车。

  六、安全保卫流程

  (一) 安全警卫设置路障和警戒带;

  准备对讲机、喊话筒等;

  进行安全检查、消除隐患。

  (二) 治安秩序引导观众入场;

  维护活动或会议秩序;

  活动开始后,在各门备勤。

  (三) 环境秩序检查照明、音响等设施设备;

  保证出入口通畅,紧急情况下组织人员疏散。

  (四)交通管制对活动场所周边交通管制,预留车位;

  根据不同人员类别,引导车辆停放 。

  大型活动接待个人礼仪

  1、修饰

  男职工胡须应修剪整洁,头发长不覆额、侧不掩耳、后不触领。女职工淡妆上岗,修饰文雅,且与年龄、身份相符。工作时间不能当众化装。注意讲究公共卫生,上班前不应吃带有刺激性气味的食物,避免口腔异味。

  2、着装

  所有员工统一外着公司西服套装工作服,男士内穿蓝色衬衣工作服,女士内穿白色衬衣工作服,服装应完好、无污渍,扣子齐全,不漏扣、错扣。打好领带,配穿皮鞋,上衣袋不装东西,裤袋少装东西,并做到不挽袖口和裤脚。 上岗期间员工必须佩带工作证牌,公司领导使用佩带在左胸的证牌,公司其他员工使用挂在胸前的证牌;

  3、举止规范

  接待时注意力集中,展现良好的精神状态,无疲劳状、忧郁状和不满状。立姿端正,抬头、挺胸、收腹、双手自然下垂。行走步伐有力,步幅适当,节奏适宜避免在客户面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、挖耳朵等,实在难以控制时应侧面回避。与领导、客人交谈时,要神态专注表情自然,表达得体,不得背手、袖手、抱手或抄手,不要左右晃动和抓耳挠腮。

  大型活动接待方案

  接待方针

  接待方针是接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当根据活动实际情况和领导机构对接待工作的要求以及来宾的具体情况确定。

  接待规格

  接待规格实际上是来宾所受到的待遇,往往体现了主办者对来宾的重视和欢迎的程度。接待规格主要表现在以下方面。

  (1)迎接、宴请、看望、陪同、送别来宾时,主办方出面人员的身份。具体可以分为三种情况:第一种是高规格,即主办方出面人员的身份高于来宾,以体现对对方的重视和尊重;第二种是对等规格,即主办方出面人员的身份与来宾大体相等;第二种是低规格,即主办方出面的人员的身份比来宾低。显然,到场的我方人士身份越高,尤其是到场的我方主要人士的身份越高,越说明我方尊重并重视对方,双方关系较为密切。

  (2)活动过程中安排宴请、参观、访问、游览、娱乐活动的次数、规模和隆重程度。

  (3)来宾的食宿标准。接待规格要依据活动的目标、性质、接待方针并综合考虑来宾的身份、地位、影响等实际因素来确定。确定接待规格要适当。涉外接待的规格应严格按有关外事接待的规定执行。

  接待内容

  接待的内容包括接站、食宿安排、宴请、看望、翻译服务、观看文艺演出、参观游览、联欢娱乐、返离送别等。接待内容的安排应当服从于整个来宾的大局,并有利于来宾的休息、调整,同时也能够为活动创造轻松、和谐的气氛。

  接待活动的时间安排

  接待活动的时间安排应当同活动日程安排通盘考虑,并在活动日程表中反映出来,以便于来宾了解和家握。

  接待责任

  接待责任是指各项接待工作的责任部门及人员的具体职责。接待责任必须细分并且落实到个人,必要时建立专门的工作小组。如大型会议活动可设置票务组,负责来宾返离时的票务联系。

  接待经费

  接待经费是整个活动经费的构成部分,主要是安排来宾食宿和交通的费用,有时也包含安排参观、游览、观看文艺演出等的支出,涉外活动还包括少量的礼品贸。活动接待方案应当对接待经贸的来源和支出作出具体说明。在任何情况下,接待来宾都是需要花钱的。来宾接待工作中的费用支出应该朗有一定标准,又要反映出接待方对对方的重视。


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