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公务接待工作流程是什么

时间:2017-12-11 公务接待 我要投稿

  公务接待是比较重要的接待工作,需要接待人员提前了解详细的工作流程。下面是小编为你整理的公务接待工作流程,希望对你有帮助。

接待

  公务接待工作流程

  一、接受任务

  一批或一次任务以衔接单、传真、电话、领导批示或口头安排等形式下达。

  二、制定接待方案

  根据客人来腾目的、活动时间和领导要求等,由接待人员会同相关责任部门拟订接待方案,然后报领导或主要负责同志审阅。接待方案一般由以下部分组成:活动时间、活动地点、活动内容、出席领导、参加人员、活动承办人和接待人员等七部分。在制定接待方案的同时,要先预留接待任务需要的客房、餐厅、会议室等,以保证方案制定后的顺利实施。

  三、方案送审

  将制定好的接待草案报相关领导审阅,并修改定稿。

  四、安排落实任务

  接待方案确定后,及时将方案报送有关领导和部门,及时检查考察点准备情况,确认接待任务需要的房间、会议室、就餐地点、房内鲜花水果配备、菜谱等,确保任务落实到位。

  五、制作接待指南手册

  接待方案确定后,及时制作接待指南手册。

  六、迎接

  接待人员应根据来宾身份、职务、来腾目的等因素,准确了解来宾所乘交通工具的班次、路线及抵达时间,报相关领导及有关人员做好迎接安排。

  七、安排会议室或会见

  根据参加人员多少或会议形式安排适当的会议室,并准备席位卡、话筒、鲜花、纸、笔等,会议室一般不安排水果,除矿泉水外也不安排其他饮料。

  八、宴请安排

  一批客人原则上只安排一次宴请。宴请时根据需要安排打印席次卡,并送主要领导或县委办、政府办审核。

  九、参观考察

  接待人员要协助对口业务部门做好工作考察的相关衔接工作,重点安排好旅游景区的参观考察活动。

  十、送行

  来宾离开,应根据需要恰当安排送行。送别地点视情况灵活安排,既可以到机场,市、县交界处,也可以在客人下榻的宾馆(酒店)送别。

  十一、总结

  一批任务结束后,应根据任务的重要程度,及时做好资料收集整理和信息反馈,确认核实接待费用,并认真总结经验。

  做好公务接待工作的技巧

  首先,一定要了解清楚来宾的具体情况,比如来宾的姓名、职务、相貌等等,这样在接待过程中就能对对方用尊称,防止遇到尴尬的情况。

  其次,如果对方是乘坐飞机或者高铁过来的话,最好提前问清楚是否需要借机或接站,防止对方产生被轻视的感觉。

  再有,一定要提前问清楚对方的住宿和行程问题,方便自己按照他们的要求预订酒店和安排其他接待工作。

  在来宾来访期间,除个人行为外,最好有单位的人员进行陪同,以便处理一些公务上的问题,为来宾提供方便。

  在安排餐饮和点餐的时候,一定要提前询问好来宾是否有忌口或者有什么特殊的饮食习惯,以防怠慢来宾。

  在陪同过程中,一定要尽可能的面带微笑,语气平和,让对方感觉到你对他们的欢迎和重视,这样有助于增进单位间的感情,方便日后工作中的对接。

  公务接待的工作内容

  1.迎来送往;

  2.食宿安排;

  3.活动协调;

  4.安全保障。


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