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如何做好办公室来访接待工作

时间:2017-12-18 公务接待 我要投稿

  当有客人来办公室时,接待人员应该做好接待工作,那么该怎么做呢?下面是小编为你整理的做好办公室来访接待工作的方法,希望对你有帮助。

接待

  做好办公室来访接待工作的方法1

  保证办公室整洁、干净:

  当有客人来自己家中拜访的时候,我们都会对家中的角角落落提前打扫一番。办公室也一样,我们应该每天对办公室进行打扫,保证办公室地面的清洁。对办公桌上的物品进行分类摆放,不要东一堆、西一堆的让人看起来很杂乱。办公室是否整洁、干净可能会直接决定客人对公司的第一印象。

  提前布置会谈场所:

  当有客人前来的时候,一般都会安排他们在会议室进行会谈。因此在会谈之前应该提前布置好会议室,摆放一些花等装饰。如果是商务会谈,还应该提前准备好跟会谈有关的材料,提前安装好会议电话、投影仪等会议工具。

  提前准备茶水、水果:

  不管来访的客人身份如何,在交谈之前我们都应该给客人们端上一杯茶水,如果有条件可以在办公室中摆放一些新鲜的水果、瓜子之类的小吃给客人们品尝,也可以在办公室中准备一些瓶装矿泉水之类的饮品。

  提前通知同事将有客人来访:

  虽然办公室是办公的地方,一般大家都会专心工作,但难免会存在在休息时间三两同事交谈的情形。当得知有客人来访时,提醒交谈的同事们谈话声音低点,不要吵吵闹闹的,以免影响公司的形象。

  服装穿戴干净、整洁:

  办公室是大家办公的地方,属于公共场合。所以员工在这里办公的时候一定要注重自己的服装,穿正装上班,切勿穿的太休闲,也不能穿的太花哨。如果有些公司有规定要穿工作服上班,那就应该根据公司的要求穿上干净的工作服。

  提前制定好参观路线:

  当有客人们前来参观、考察自己的公司时,应该提前几天跟各个领导商量好具体参观的路线。如果是参观工厂车间等场所,还应提前准备好安全帽,并要求车间各岗位员工按规范要求进行操作。提前制定好参观路线并交代好各岗位的员工,尽量做到十全十美。

  安排好交通、住宿:

  如果是远方的客人前来参观,我们应该提前跟对方取得联系,获得对方到达目的地的具体时间,如果可以应该安排公司的司机前去接应。当会谈结束后还应该安排适当的场所给客人们用餐,并应安排好干净、清洁的酒店给客人们休息。

  做好办公室来访接待工作的方法2

  "凡事预则立不预则废",每有接待任务时,作为整体筹划人员得提前方方面面考虑,从每个细节,每个程序过程入手,都要细细从自己脑海里像放电影一般细细过一遍。

  接待前做好充分的准备是保证接待工作质量的前提。首先,要沟通情况,明确上级领导此行的目的意图。具体包括上级或对方来访的人数、身份、民族、性别、日程安排等,还要掌握上级领导来检查指导哪些工作、有什么要求、活动的方式等等,以便安排好餐饮、住宿、车辆,汇报材料准备等各项工作。其次,要周密考虑,制定方案。在了解掌握以上情况后,要制定好接待迎检方案,主要包括所需材料的准备、迎接引导、座谈汇报、食宿安排、结束送行、宣传报道、注意事项等。方案中的每项任务、每一个环节都要细化到部门和责任人。方案制定之后,要送有关领导审阅,待领导审定后,及时通知有关人员或召开专题会议详细安排,让每个参与人员都明确自己的职责和任务。接待方案在执行中要根据需要随时调整,并及时通知有关工作人员。

  每次检查接待都紧紧张张,把自己也搞得手忙脚乱,还总会出错,达不到领导满意的效果。其实早早筹划,把每一个可能发生的情况,把每一个细节都想到了、安排扎实了,就完全可以有条不紊的做好接待的每项工作。

  (一)迎接引导,沿途介绍。迎接时要根据人数安排好接待车辆,参加迎接的人员要与所接人员在级别或身份上对等或稍低一点,并提前到达车站或约定地点。接到后,沿途要主动介绍景观或接待安排情况,征求意见,要避免冷场。迎接还要注意引导时自己行走的位置、问候握手时的动作、介绍双方领导的顺序、乘坐车时的礼节等。

  (二) 检查工地,精心准备。现场检查要提前安排好车辆,人多时注意将车辆编号,引导客人按顺序乘坐。根据需要前面可安排引导车辆,交待清楚行走路线。施工现场要提前准备好安全帽,茶水或矿泉水,餐巾纸等,材料要堆码整齐,横幅要放到悬挂到醒目位置,展板要整洁干净,能充分显示公司文化及项目部施工动态,并要有专人做施工介绍,同时要安排好休息地点、方便地点等,(如果要乘坐专列时就得注意轨道车的布置:椅子,茶几、纸巾、垃圾桶、烟灰缸、扩音器等)检查完后要有专人回收安全帽,给参观者留一个善始善终的好印象。

  (三) 住宿吃饭,妥善安排。住宿要根据需要进行安排,酒店及房间类别要提前沟通,确认来访领导的身份以预定相应级别的房间,在楼层及房间号上都要有所讲究。如果在项目部小餐厅用餐就得提前安排,一是小餐厅餐桌准备:餐桌最好要有桌布,凳子要有椅子套并要及时清洗保持干净,餐具要按规格摆放整齐,有的餐具用的时间长了有茶渍等,用去污粉可以清洗干净,转盘玻璃也得擦洗干净。二是消毒柜、冰柜,空调等设备及绿色盆栽要注意打扫,及时将上面灰尘拂去。三是注意小卫生间的环境卫生,不能留死角。就餐要严格按照接待标准,突出地方及时令蔬菜等特色,根据来人习惯安排就餐方式,特别要注意饮食卫生及有没有忌口的。就餐时本单位参加人员应与领导对等或高半格,并安排好座次。

  (四)注意送行,善始善终。接待结束后应安排好送行,不能来时热情迎接,走时冷冷清清,导致整个接待效果大打折扣。可先帮助客人订好车票,届时做好送站工作。

  整个接待活动结束后,接待人员要对本次活动进行认真全面的总结,看看哪些方面做的比较到位,哪些方面还存在问题或不足,要通过总结不断提高接待质量和效率。同时,作为办公室人员要注意平时的学习积累,了解掌握各方面的知识(自己平时工作能用到的所有资源),特别是对项目部施工生产,本地本部门的情况要了如指掌,为自己进一步做好接待工作做好铺垫。

  做好办公室来访接待工作的方法3

  接待工作是企业办公室工作系统的重要环节,接待工作水平高低能够集中反映一个企业的整体形象,能够展示出接待人员的素质和能力,同时对于推动工作开展也具有十分重要的作用。在新形势下,为适应企业发展要求,办公室接待工作必须做到热情周到、耐心细致、规范有序、客人满意,从而更好地发挥职能部门作用,以实际行动树立现代企业机关的新形象。

  一、认真细致地做好接待前准备

  接待前做好充分的准备是保证接待工作质量的前提。首先,沟通情况,了解意图。在接到上级部门或对方的通知或电话后,应立即向有关领导汇报,并主动与对方取得联系,了解清楚上级或对方来访的人数、身份、民族、性别、日程安排等,还应掌握上级领导来检查指导哪些工作或来访客人的主要目的、有什么要求、活动的方式等等,以便安排好餐饮、车辆,确定参观或会务 类型及地点等各项工作。

  其次,超前考虑,周密安排。在了解掌握以上情况后,对接下来的接待工作进行充分考虑,主要包括所需材料的准备、会务地点的确定、餐饮的安排、结束送行的礼节及其他有关注意事项等。考虑中的每项任务、每一个环节都要细化任务,做到分工合理,责任明确,使每项工作都有人负责、有人承担、有人落实。在考虑接待工作时要注意对待上级机关与兄弟单位的区别,因人而异,根据需要妥帖安排。接待工作考虑成熟之后,及时向主管领导汇报,征求领导意见,并按照领导要求进一步完善接待工作。接下来,就进入了具体实施阶段:一是迅速召集办公室有关人员对接待工作进行详细安排,让每个参与人员都明确自己的职责和任务。二是对开会时所需材料的撰写、打印进行督促办理,必须在会前整理出来,同时对开会时所需的水果、茶水等接待物品进行准备,发现不足,及时采购,以防会议期间不够用。三是通知餐饮部门做好桌次的安排、饭菜的准备工作。各项细节都必须考虑到、安排到,确保万无一失。

  接待工作比较繁杂,每一个环节都直接或间接地影响到单位的整体形象,接待人员一定要细心、小心,不能粗心大意、宁可备而不用,不可用而不备,否则就会在变化了的情况面前束手无策,易出漏洞。这方面的体会是很深的,偶然的情况,往往会使我们措手不及。如有时召开会议按通知要求有这么多人参加,准备了这么多的会场和桌椅,结果有些单位多派一些人参加,临时找人摆座椅弄得手忙脚乱,使与会人员不能按时就座。有时出席会议领导有变化,本来了解到一位领导出差未回,座牌就没有放,结果在临开会的几分钟这位领导突然来了,弄得措手不及。不管怎么说这都是由于工作考虑不细造成的。所以说办会要经得起检验,办事要经得起核查。计划要周详,行动要谨慎。接待人员必须使自己养成细心再细心的工作习惯。

  二、热情周到地做好接待中服务

  在具体接待工作中,要安排好迎接、会务、餐饮、送行等工作,并注意搞好协调配合,使各个环节衔接妥当。首先是迎接上级领导或兄弟单位。作为负责接待工作的责任人,在上级领导或兄弟单位领导确定的出发时间前,与其随行负责人员取得联系,以便得知领导何时出发,以防领导有什么重要事务推迟出发时间而作为接待单位不知道。如果通过联系确定领导已出发,作为接待负责人就要及时通知领导,让领导做好下楼接待准备。迎接领导时还要注意自身行走的位置、问候握手时的动作、介绍领导的顺序及会议座次的安排等。 其二,要注意会务过程中服务的细节,服务人员在倒水时,定点定时,每隔15分钟或半个小时到会议室倒水一次,作为接待负责人在会务期间,如发现那位领导水已喝完,要及时通知服务人员来倒水。

  其三,餐饮要提前征求意见,及早安排。作为接待负责人要与来查、来访领导的随身人员及早进行沟通,了解他们一行中有无少数民族或其他注意事项,在安排餐饮时,更得心应手,更容易使到来人员感觉考虑的周到、服务的到位。

  最后,注意送行时的礼节。各项活动、议程结束后,应安排好送行,提前通知司机到餐厅门口,等候领导。在领导上车前,握手送行,上车后,挥手告别,祝来查、来访人员一路顺风。还要注意必须等来查、来访人员乘坐的车辆启动后再离开。

  三、及时全面地做好接待后总结

  整个接待活动结束后,接待人员要对本次活动进行认真全面的总结,看看哪些方面是领导最满意的,哪些方面还存在一些问题或不足,好的方面要继续发扬,不足之处注意弥补改进。要通过总结不断提高接待质量和效率,使今后的接待工作责任分工明确,头绪层次清楚,既让客人满意,又能降低接待成本。 一个单位能不能给来访领导留下良好的印象,除了这个单位的硬件设施之外,接待人员的素质也是一个重要因素。这就要求接待人员要十分注意接待礼仪,在接待时要衣着整洁得体,言谈热情文雅,举止庄重大方,注意把握分寸,掌握尺度,做到朴实、真诚、热情,使来访领导有“宾至如归”的感觉。同时,工作人员要注意平时的学习积累,了解掌握各方面的知识,特别是对本单位的情况要了如指掌,以便更好地做好接待工作。


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