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商务会议接待流程是怎样的

时间:2017-12-18 公务接待 我要投稿

  在商务会议接待过程当中,我们需要注意的事情有很多。下面是小编为你整理的商务会议接待流程,希望对你有帮助。

商务会议接待

  商务会议接待流程

  会议前

  ·WHEN-会议开始时间、持续时间

  ·WHERE-会议地点确认

  ·WHO-会议出席人

  ·WHAT-会议议题

  ·AMBIENT-会议背景音乐和会标等

  ·OTHERS-接送服务、会议设备 及资料、公司纪念品等

  ·WHEN-时间,你要告诉所有的参会人员,会议开始的时间和要进行多长时间。这样能够让参加会议的人员很好地安排自己的工作。

  ·WHERE-地点,是指会议在什么地点进行,要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。

  ·WHO-人物,以外部客户参加的公司外部会议为例,会议有哪些人物来参加,公司这边谁来出席,是不是已经请到了适合外部的嘉宾来出席这个会议。

  ·WHAT-会议的议题,就是要讨论哪些问题。

  ·OTHERS-会议物品的准备,就是根据这次会议的类型、目的,需要哪些物品。比如纸、笔、笔记本、投影仪等等是不是需要用咖啡、小点心等。

  会议中

  在会议进行当中,我们需要注意以下这几方面:

  (1)会议主持人

  主持会议要注意·介绍参会人员·控制会议进程·避免跑题或议而不决·控制会议时间

  (2)会议座次的安排

  一般情况下,会议座次的安排分成两类:方桌会议和圆桌会议。

  一般情况下会议室中是长方形的桌子,包括椭圆形,就是所谓的方桌会议,方桌可以体现主次。

  在方桌会议中,特别要注意座次的安排。如果只有一位领导,那么他一般坐在这个长方形的短边的这边,或者是比较靠里的位置。就是说以会议室的门为基准点,在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议,一般分两侧来就坐,主人坐在会议桌的右边,而客人坐在会议桌的左边。

  还有一种是为了尽量避免这种主次的安排,而以圆形桌为布局,就是圆桌会议。在圆桌会议中,则可以不用拘泥这么多的礼节,主要记住以门作为基准点,比较靠里面的位置是比较主要的座位,就可以了。

  会议后

  在会议完毕之后,我们应该注意以下细节,才能够体现出良好的商务礼仪。主要包括:

  会谈要形成文字结果,哪怕没有文字结果,也要形成阶段性的决议,落实到纸面上,还应该有专人负责相关事物的跟进;

  ·赠送公司的纪念品;

  ·参观,如参观公司,或厂房等。

  ·如果必要,合影留念。

  会议准备

  1、会务组工作由公司会务人员配合主办方联合组成会务组,负责代表报到、食宿安排、分发资料、会场布置、作息日程、代定返程机票及会后旅游等相关事宜。配合主办方会务组协调会务组与代表之间、酒店之间的相关事宜,妥善解决各类问题。

  2、代定会议酒店按主办单位的要求,提供各类标准的酒店,争取最优惠的价格,并协调与酒店的各项事宜。

  3、会议厅会前准备好会议所需的所有培训设备,精选安静、舒适、明亮的会议室,特别是在音响效果上的质感要求,我们将尽善尽美的为您安排,充分让会代表感觉到与会所值。根据需要可提供数十人至数百人的会议室,目前江西拥有星级酒店数百家,商务会议室近百个,多功能会议厅数十个;提供电子商务及会议接待服务。通常会议室最常见的摆台形式有如下几种:剧院式、课桌式、u型、回型(双u型)、椭圆型、长方行、圆桌式、鸡尾酒会式、宴会式、t型台;下面将最常用的几种台型分述如下:

  1)剧院式:桌形摆设:在会议厅内面向讲台摆放一排排座椅,中间留有较宽的过道。特点:在留有过道的情况下,最大程度地摆放座椅,最大限度地将空间利用起来,在有限的空间里可以最大限度容纳人数;但参会者没有地方放资料,也没有桌子可用来记笔记。

  2)教室式(课桌式):桌形摆设:会议室内将桌椅按排端正摆放或成“v”型摆放,按教室式布置会议室,每个座位的空间将根据桌子的大小而有所不同。特点:此种桌型摆设可针对会议室面积和观众人数在安排布置上有一定的灵活性;参会者可以有放置资料及记笔记的桌子,还可以最大限度容纳人数。

  3)方形中空式:桌形摆设:将会议室里的桌子摆成方形中空,前后不留缺口,椅子摆在桌子外围,通常桌子都会围上围裙,中间通常会放置较矮的绿色植物,投影仪会有一个专用的小桌子放置在最前端。特点:此种类型的摆桌常用于学术研讨会一类型的会议,前方设置主持人的位置,可分别在各个位置上摆放上麦克风,以方便不同位置的参会者发言;此种台型容纳人数较少,对会议室空间有一定的要求。

  4)“u”形: 桌形摆设:将桌子连接着摆放成长方形,在长方形的前方开口,椅子摆在桌子外围,通常开口处会摆放放置投影仪的桌子,中间通常会放置绿色植物以做装饰;特点:不设会议主持人的位置以营造比较轻松的氛围;多摆设几个麦克风以便自由发言;椅子套上椅套会显示出较高的档次。

  5)圆桌式:桌形摆设:圆形或椭圆形大会议桌,周围摆放座椅,按照主次落座。特点:适合人数较少,档次较高的会议要求,距离较近,容易产生近距离的交流感。

  6)鸡尾酒会式桌形摆设:以酒会式摆桌,只摆放供应酒水、饮料及餐点的桌子,不摆设椅子,以自由交流为主的一种会议摆桌形式。特点:自由的活动空间可以让参会者自由交流,构筑轻松自由的氛围。

  4、会场布置讲台、舞台、背景板精心设计制作,展板、展板制作,根据会议性质和主办方要求进行环境布置。

  5、会议设施 我们将根据会议的具体情况,为您设计并安排会场的布局,细致周到地设计好所有的细节;提前为您调试好设备,并进行演练,确保会议的顺利进行。

  6、会议宣传品制作横幅、绶带、迎宾牌、代表证、台卡、宣传资料、奖杯、证书等。印刷设计:很多文字性的宣传资料,由于量大不便携带,我们愿意在当地为客户解决这些资料的制作工作。名片单色/多色的制作; 意见调查表格;相关资料的打字、复印、印刷;彩旗的制作; 背景牌:有材料做夹板,进口萤光纸;

  7、礼仪服务根据会议主办方的意愿安排专业礼仪人员,负责迎宾、接待、签到、引导、颁奖、剪彩、演出、会议主持等。

  8、租赁服务按会议要求代办相关设备的租赁服务。

  9、会议用餐 50元/人/天—100元/人/天,多种标准供选择。我们将根据不同的喜好,为您预定各种形式的餐会:中餐、西餐、自助餐、宴会等。

  10、会议娱乐及活动协助会议期间的各项娱乐活动,回答客户的咨询并提供实惠选择的建议!

  11、会议接送站我公司派专业礼仪迎宾小姐或先生,手持接站牌,进行接站服务。专车全天免费接站。

  12、车辆交通服务但凡在一个地区举办会议,肯定需要协调交通的问题,无论是从机场到酒店的接送机服务、会间旅游期间需要的旅游用车服务,还是外出用餐的用车安排,都离不开车辆的运输需求,特别在江西,酒店和景点较为分散是地区的一大特色,就更加突出了会间用车的重要性。下面就根据不同的车型,为您提供安排人数的具体建议:四座小车:安排一至三人的用车较为合适。七座商务车:安排五人左右较为合适。十二座面包车:安排八至十人较为合适。 二十二座中巴车:安排十二至十六人较为合适。 三十三座大巴车:安排二十至二十六人左右较为合适。

  13、 摄影摄像按主办单位要求,提供摄影摄相服务。根据会务组要求把摄像资料制作成vcd光盘。摄影资料的扩印、分发。

  14、代办(制定)各类会议礼品、纪念品按主办单位要求,提供各类纪念品(礼品),并代为定做。如新疆品种繁多的手工艺品,可以印制会议主办方指定的图案和文字。旅行袋:印有会议主办方指定的图案和文字的旅行袋,除能帮助参会嘉宾装载物品外,更多一份纪念意义。笔记本:特殊纪念意义的笔记本,能让客户铭记本次活动与会议主办方。

  15、会议票务我公司有专业订票员,免费代订各大航空公司及相应各大航线优惠折扣机票;和代订全国各地返程火车硬(座)卧铺车票。

  16、会议物流按要求提供会议或会展期间的后勤保障工作和外围协调服务,代办会展用品的航空、铁路托运和土特产及会议礼品。

  1)物品运输:会议中若是需要很多相应物品和设备的,我们愿意为客户解决这些物品的运输、搬运问题。资料运输:宣传资料,印刷品,纪念礼品的运送;小件运输:展柜,展桌,椅子,小型设备,小件货物的运送;大件运输:大型器械,大件物品的运送; 特种运输:化学用品,医药用品以及复杂物品的运送; 远程运输:远距离的展品运送;贵重展品运输:电脑、服务器、钢琴等贵重物品的运送。

  2)物品配送: 酒水食品:如会议期间会务方需要烟、饮料、矿泉水、食品等日常生活用品,我方可代购;办公用品:代办会议期间,会务组所需的办公用品;纪念礼品 :提供礼品、旅游纪念品的咨询、选送等服务。

  17、特服按要求为会议期间的重要客人提供特殊照顾、服务(如提供高档豪华专车、娱乐建议等)。

  商务会议员个人礼仪规范

  1、修饰

  男职工胡须应修剪整洁,头发长不覆额、侧不掩耳、后不触领。女职工淡妆上岗,修饰文雅,且与年龄、身份相符。工作时间不能当众化装。注意讲究公共卫生,上班前不应吃带有刺激性气味的食物,避免口腔异味。

  2、着装

  所有员工统一外着公司西服套装工作服,男士内穿蓝色衬衣工作服,女士内穿白色衬衣工作服,服装应完好、无污渍,扣子齐全,不漏扣、错扣。打好领带,配穿皮鞋,上衣袋不装东西,裤袋少装东西,并做到不挽袖口和裤脚。 上岗期间员工必须佩带工作证牌,公司领导使用佩带在左胸的证牌,公司其他员工使用挂在胸前的证牌;

  3、举止规范

  接待时注意力集中,展现良好的精神状态,无疲劳状、忧郁状和不满状。立姿端正,抬头、挺胸、收腹、双手自然下垂。行走步伐有力,步幅适当,节奏适宜避免在客户面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、挖耳朵等,实在难以控制时应侧面回避。与领导、客人交谈时,要神态专注表情自然,表达得体,不得背手、袖手、抱手或抄手,不要左右晃动和抓耳挠腮。

  做好商务会议接待工作的技巧

  一、会前准备

  接待人员应准确了解和熟悉所接待会议的目的、内容、会期、与会人员的构成情况(如层次、数量、性别、年龄、民族、来源等);涉外会议还包括宗教信仰、风俗、习惯、忌讳、饮食起居等方面的情况。这是搞好接待工作的基础。

  除此之外,还要建立接待机构,确定接待规格,拟订接待计划(如吃、住、行、娱乐、安全方面的安排)。接待机构内部要有明确的分工,职责到人。接待计划要有弹性,留有余地,在比较容易出现纰漏的环节,要有补救措施,这是搞好接待工作的保证。

  布置好会场也是准备工作的重要内容。会场布置涉及席位安排,音响控制,会标、花卉的环境布置。会场布置应突出主题,简洁、典雅。

  二、会务服务

  与会人员到达后,首先应安排好住宿的房间。在与会人员稍事休息后,接待人员可上门或礼请与会者到会议秘书处签到,也可以先签到再休息,必要时还应安排企业负责人上门看望。

  会议期间应及时了解与会者食宿方面的风俗习惯,并将有关情况转告相关部门,以便及时调整安排。

  会议期间,要想方设法使与会者吃得满意、住得舒适、行得方便、玩得愉快。因此,在组织外出参观购物时要细致周到,如乘坐的车辆要有明显的标志,并编上号码,每辆车应有一名接待人员陪乘;集合时间要明确,集合地点要具体;每到一处离开前要核点人数,千万不能遗漏人员。

  三、会场工作

  大型会议,在通往会场的路上应有路标或派专人指示方向,入场应有专人导座,或在每位与会者的座位上有明显标志。如需统计正式出席会议的人数,入场时还应组织再次签到,签到地点应明显、突出。

  在会场上,应准备好各种会议资料、文具用品,并及时发放到与会者手里。

  在会议召开的整个过程中,接待人员都应有礼貌、常微笑、勤服务,如夏天递上一块毛巾,冬天倒上一杯热茶等。


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