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酒店会议接待程序都有哪些

时间:2017-12-18 公务接待 我要投稿

  酒店会议接待工作是一项细致的工作,接待人员要做好万全的准备。下面是小编为你整理的酒店会议接待程序,希望对你有帮助。

酒店会议接待

  酒店会议接待程序篇1

  一、 会议报道之前的工作

  1、与会议主办单位确认会议的报到日期、会议名称、会议用水牌和布标、到会的大致人数、使用会议室的日期和会议室摆设方式、会务组老师(或工作人员)到达日期(确认航班或车次)、会务组的会议要求(会议主办单位内容, 到会讲课老师的安排和待遇、接送问题、酒店住宿安排、讲课的时间、有关会议安排的细节问题、会后考察的具体行程安排);同时提供所掌握的酒店情况给会议的老师以供其参考,在推荐酒店的过程中需要注意选择的酒店的价格在符合会议要求的范围内。

  2、在上述情况落实后尽快将所选酒店订妥(房间、餐标、会议室价格按天计算、酒店位置),落实在会议报到日期接站所用车辆和联系方式(需根据报到人数安排相应接站用车);落实会后考察行程的用车、导游、火车票、飞机票、地接社(只是提前进行大致预订)。

  ▲会议场地要求:9个多媒体教室;容纳2-300人左右

  3、在酒店预订完毕后,将酒店的大致情况以书面的形式将传真件发送至主办方,尤其是将酒店的具体准确的所在地理位置和从机场或火车站出发到达酒店的乘车(公交车)方式告知会议主办方;同时可再次与对方确认会议报到人数和日程安排有无变化或是更改。

  4、第三项(3、)工作完毕后可向行程用车单位或个人、导游、机车票、地接社作出相对准确的答复,以便对方作出相应的安排和接会准备。

  5、准备会议所用相关用具(会议在酒店或团队车辆使用的各类标识、签到登记的表格、文具用品、学习资料袋包括:笔记本、笔、文件袋】、预订返程交通所用表格和车次时刻表、相应的返程交通价格表、会后考察的纪念品【礼品】、座签牌)同时通知会议用酒店此次会议的名称和对于提前到达的学员如何安排住宿。

  6、通知酒店,会务工作人员需要提前一天也可根据到会人员的情况而定进驻酒店并准备会务组用房;同时通知接站的用车和确认司机的联系电话、车型及接站人员会议所在酒店和会务组房间号;同时与会议主办方联系告知会务工作人员已经入住酒店。在入住酒店后须将会议的名称和报到地点、乘车方式、酒店联系电话、会务组所在房间通知办公室职守人员

  二、 会议报到前准备工作

  1、入住酒店的工作人员须将会务组房间布置好以便会议报到时使用;同时与酒店各个相关部门协调好会议细节问题(如:会议用布标、水牌、会议室、餐厅的情况);将会务组标识张贴好在容易看到的地方。

  2、详细了解本会议所用场所的位置。如: 餐厅、会议室、会务组老师和讲课老师所用的房间。

  3、相关会议使用设备的准备情况。如:会场布置情况、多媒体投影仪。

  三、 会议期间的工作

  1、会议在报到期间最重要的是收费。在收费过程中必须细致、准确、书面登记。

  收费过程中必须严格按程序操作,及:

  (1)确定学员情况

  (2)根据情况计算应交费用

  (3)填写收费据不撕!

  (4)收款

  (5)将收据撕下交于学员

  (6)填写报到表。

  2、在出现收费后,收据已开出的情况下;学员行程出现变化必须在原收据的基础上进行加注或更改,更改后的内容必须有客人签字和日期。

  四、会议期间需要注意注意问题

  1、会务组必须始终保持整洁、干净和安静的环境。

  2、会务组所用的书面文件需保存完好。

  3、会务费的支出或相互来往必须以书面形式体现;及相互出据凭证。

  4、各人会务款必须保管好,做到每天进行清点,保险安全的寄存。

  酒店会议接待程序篇2

  会议前期工作

  1、根据客户的要求,初选会议接待单位,考察路线、并作出初步计划和建议书, 安排好客户考察,踩线的接待工作,协调有关关系。

  2、协助客户最终确定接待单位和考察路线,务求高质量、低价位.

  3、代表客户与各有关接待单位洽谈,签订有关合同协议。

  4、制订完善的接待计划,交客户审定。

  5、做好会务组抵达前的社会配套服务、市场调查及各项准备工作.

  接送站、司机服务

  1、人 员:根据会务要求,本公司由商务会议中心总经理率领专业会务工作人员分别负

  责火车站、机场接送站工作。

  2、车 辆:由计划有偿提供4——45座各类汽车接送站

  3、接待标准:(1)提前举牌候客。(2)接待人员规范服务。(3)重要客户、领导由公司董事长或总经理进站台或机场鲜花接送,必要时请省、市高层领导和媒体出面迎送并警车开道。(4)24小时服务。

  报到、返程服务

  1、本公司选派一名优秀工作人员随会务组协助报道工作

  2、提前做好返程票源的准备工作,并准备酒店功能表,山东地区的火车、飞机时 刻价目表,返程票预订建议书。

  3、所有客房提前摆放鲜花、水果、会务组的祝福卡。

  4、24小时解答客户咨询,完成会务组随时交给的其它任务 。

  备注:机票:可根据客户要求代办,免收手续费。

  火车票:无论多少人都能100%保证(包括节假日期间)。手续费:收5元/张(异地手续费按采购成本计算)来乘火车票确实有困难时,山东省中旅客协助解决。

  文秘、宣传服务

  1、可提供一台电脑,一套打印设备供会务组使用。

  2、可选派一名8000字/h以上水平的打字员,一名熟悉济南情况的秘书,随会服务。

  3、提前做好文印、宣传、广告、医疗卫生、菜单表、作息时间表、会议日程、议程、旅游安排表,领导坐席表等会议文件及会场内外布置等后勤服务工作.

  财务服务

  1、公司选派一名财务人员具体协助会务财务工作。

  2、协助会务组及时清理,互签用房、用餐、用会议室等酒店消费情况,精打细算,节约开支,提供酒店不提供的其它所有财务服务。

  酒店服务

  1、提前20天与酒店洽谈签订会议接待协议,明确、详细、严格规范责任和义务。

  2、公司商务会议中心总经理全程跟会,具体协调酒店房、餐、会议、娱乐、财务、交通、后勤、动力保卫、医疗等方面的工作。

  3、提前做好会议报到,控房,临时用餐、用车、车辆摆放,酒店安全保卫等方面的工作。

  4、提前准备房间、会议室的鲜花、水果,酒店的横幅、彩虹门、汽球、会标、指示牌等工作。

  5、每日及时与酒店方面互相签任房态、用餐及其它消费情况,协助客房与酒店结帐,为客房提供其它财务服务。

  6、完成客户会务组交给的其它工作。

  保安服务

  1、酒店内部保安安酒店要求,加强警卫,确保会议期间汽车进出通畅,人身财产绝对安全。

  2、旅游期间根据需要可安排警车开道,重点领导可安排便衣警察全程贴身护卫。

  3、接送站及推荐的社会娱乐场所,提前做好安全警卫工作。

  4、公司选派一名从事过军警工作的同志负责保卫协调工作。

  总结、结算服务

  1、协助会务组与酒店、车队等相关单位结算,搞好客户与本公司结算。

  2、按会务组要求做好财务清理、清退工作,视情况对友好协助单位示谢。

  3、 征求客户意见,认真圆满地欢送最后一名客人。

  4、完成会务组交给的其它扫尾工作。

  5、其它未尽事宜,由组织房和接待方友好协商。

  酒店会议接待程序篇3

  会议前期工作

  1、根据客户的要求,初选会议接待单位,考察路线、并作出初步计划和建议书, 安排好客户考察,踩线的接待工作,协调有关关系。

  2、协助客户最终确定接待单位和考察路线,务求高质量、低价位.

  3、代表客户与各有关接待单位洽谈,签订有关合同协议。

  4、制订完善的接待计划,交客户审定。

  5、做好会务组抵达前的社会配套服务、市场调查及各项准备工作.

  接送站、司机服务

  1、人 员:根据会务要求,本公司由商务会议中心总经理率领专业会务工作人员分别负

  责火车站、机场接送站工作。

  2、车 辆:由计划有偿提供4——45座各类汽车接送站

  3、接待标准:(1)提前举牌候客。(2)接待人员规范服务。(3)重要客户、领导由公司董事长或总经理进站台或机场鲜花接送,必要时请省、市高层领导和媒体出面迎送并警车开道。(4)24小时服务。

  报到、返程服务

  1、本公司选派一名优秀工作人员随会务组协助报道工作

  2、提前做好返程票源的准备工作,并准备酒店功能表,山东地区的火车、飞机时 刻价目表,返程票预订建议书。

  3、所有客房提前摆放鲜花、水果、会务组的祝福卡。

  4、24小时解答客户咨询,完成会务组随时交给的其它任务 。

  备注:机票:可根据客户要求代办,免收手续费。

  火车票:无论多少人都能100%保证(包括节假日期间)。手续费:收5元/张(异地手续费按采购成本计算)来乘火车票确实有困难时,山东省中旅客协助解决。

  文秘、宣传服务

  1、可提供一台电脑,一套打印设备供会务组使用。

  2、可选派一名8000字/h以上水平的打字员,一名熟悉济南情况的秘书,随会服务。

  3、提前做好文印、宣传、广告、医疗卫生、菜单表、作息时间表、会议日程、议程、旅游安排表,领导坐席表等会议文件及会场内外布置等后勤服务工作.

  财务服务

  1、公司选派一名财务人员具体协助会务财务工作。

  2、协助会务组及时清理,互签用房、用餐、用会议室等酒店消费情况,精打细算,节约开支,提供酒店不提供的其它所有财务服务。

  酒店服务

  1、提前20天与酒店洽谈签订会议接待协议,明确、详细、严格规范责任和义务。

  2、公司商务会议中心总经理全程跟会,具体协调酒店房、餐、会议、娱乐、财务、交通、后勤、动力保卫、医疗等方面的工作。

  3、提前做好会议报到,控房,临时用餐、用车、车辆摆放,酒店安全保卫等方面的工作。

  4、提前准备房间、会议室的鲜花、水果,酒店的横幅、彩虹门、汽球、会标、指示牌等工作。

  5、每日及时与酒店方面互相签任房态、用餐及其它消费情况,协助客房与酒店结帐,为客房提供其它财务服务。

  6、完成客户会务组交给的其它工作。

  保安服务

  1、酒店内部保安安酒店要求,加强警卫,确保会议期间汽车进出通畅,人身财产绝对安全。

  2、旅游期间根据需要可安排警车开道,重点领导可安排便衣警察全程贴身护卫。

  3、接送站及推荐的社会娱乐场所,提前做好安全警卫工作。

  4、公司选派一名从事过军警工作的同志负责保卫协调工作。

  总结、结算服务

  1、协助会务组与酒店、车队等相关单位结算,搞好客户与本公司结算。

  2、按会务组要求做好财务清理、清退工作,视情况对友好协助单位示谢。

  3、 征求客户意见,认真圆满地欢送最后一名客人。

  4、完成会务组交给的其它扫尾工作。

  5、其它未尽事宜,由组织房和接待方友好协商。


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