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关于酒店会议的接待方案参考

2017-12-22 18:25:29 7060 7065

  目前大部分的会议市场是以酒店会议为主,怎么样才能做好酒店会议的接待工作呢?下面是小编为你整理的酒店会议的接待方案,希望对你有帮助。

酒店会议

  酒店会议的接待方案1

  一、 会议报道之前的工作

  1、与会议主办单位确认会议的报到日期、会议名称、会议用水牌和布标、到会的大致人数、使用会议室的日期和会议室摆设方式、会务组老师(或工作人员)到达日期(确认航班或车次)、会务组的会议要求(会议主办单位内容, 到会讲课老师的安排和待遇、接送问题、酒店住宿安排、讲课的时间、有关会议安排的细节问题、会后考察的具体行程安排);同时提供所掌握的酒店情况给会议的老师以供其参考,在推荐酒店的过程中需要注意选择的酒店的价格在符合会议要求的范围内。

  2、在上述情况落实后尽快将所选酒店订妥(房间、餐标、会议室价格按天计算、酒店位置),落实在会议报到日期接站所用车辆和联系方式(需根据报到人数安排相应接站用车);落实会后考察行程的用车、导游、火车票、飞机票、地接社(只是提前进行大致预订)。

  ▲会议场地要求:9个多媒体教室;容纳2-300人左右

  3、在酒店预订完毕后,将酒店的大致情况以书面的形式将传真件发送至主办方,尤其是将酒店的具体准确的所在地理位置和从机场或火车站出发到达酒店的乘车(公交车)方式告知会议主办方;同时可再次与对方确认会议报到人数和日程安排有无变化或是更改。

  4、第三项(3、)工作完毕后可向行程用车单位或个人、导游、机车票、地接社作出相对准确的答复,以便对方作出相应的安排和接会准备。

  5、准备会议所用相关用具(会议在酒店或团队车辆使用的各类标识、签到登记的表格、文具用品、学习资料袋包括:笔记本、笔、文件袋】、预订返程交通所用表格和车次时刻表、相应的返程交通价格表、会后考察的纪念品【礼品】、座签牌)同时通知会议用酒店此次会议的名称和对于提前到达的学员如何安排住宿。

  6、通知酒店,会务工作人员需要提前一天也可根据到会人员的情况而定进驻酒店并准备会务组用房;同时通知接站的用车和确认司机的联系电话、车型及接站人员会议所在酒店和会务组房间号;同时与会议主办方联系告知会务工作人员已经入住酒店。在入住酒店后须将会议的名称和报到地点、乘车方式、酒店联系电话、会务组所在房间通知办公室职守人员

  二、 会议报到前准备工作

  1、入住酒店的工作人员须将会务组房间布置好以便会议报到时使用;同时与酒店各个相关部门协调好会议细节问题(如:会议用布标、水牌、会议室、餐厅的情况);将会务组标识张贴好在容易看到的地方。

  2、详细了解本会议所用场所的位置。如: 餐厅、会议室、会务组老师和讲课老师所用的房间。

  3、相关会议使用设备的准备情况。如:会场布置情况、多媒体投影仪。

  三、 会议期间的工作

  1、会议在报到期间最重要的是收费。在收费过程中必须细致、准确、书面登记。

  收费过程中必须严格按程序操作,及:

  (1)确定学员情况

  (2)根据情况计算应交费用

  (3)填写收费据不撕!

  (4)收款

  (5)将收据撕下交于学员

  (6)填写报到表。

  2、在出现收费后,收据已开出的情况下;学员行程出现变化必须在原收据的基础上进行加注或更改,更改后的内容必须有客人签字和日期。

  四、会议期间需要注意注意问题

  1、会务组必须始终保持整洁、干净和安静的环境。

  2、会务组所用的书面文件需保存完好。

  3、会务费的支出或相互来往必须以书面形式体现;及相互出据凭证。

  4、各人会务款必须保管好,做到每天进行清点,保险安全的寄存。

  酒店会议的接待方案2

  (一)会前工作:

  1、与会议主办方洽谈。

  2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。

  3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所。

  4、与会议主办方确认会议接待方案。

  5、与会议主办方签订会议接待合同,顺便要定金。

  6、 准备会议资料。

  (含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。

  (二)、跟进工作:

  1、机场、车站:专人、专车分批分时段按要求接站。

  2、会议酒店现场:会议秘书分发会议资料,来客接待。

  3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。

  4、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间,确认vip用房及整理记录有关信息。

  协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。

  5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。

  6、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。

  7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。

  8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

  9、确认特殊客人(如伟大的领导 少数民族代表、vip、残障代表及家属等)的安排及接待工作。

  10、协调会议期间的交通工具的安排。

  11、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

  (三)、会后工作:

  1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。

  2、会议资料、领导讲话稿、、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。

  3、与会议主办者的费用结算工作。

  4、欢送代表工作。

  (四)、会议的筹备工作:

  1、根据会议规模,确定接待规格。

  设定待规格。

  2、发放会议通知和会议日程。

  会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。

  通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要求等。

  对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。

  这个路线图避免了与会者问路的许多麻烦。

  会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排,它是人们了解会议情况的重要依据。

  它的形式既可以是文字的也可以是表格的。

  它可以随会议通知一起发放。

  3、会场的布置。

  会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。

  一般大型会议,根据会议内容,在场内悬挂横幅。

  门口张贴欢迎和庆祝标语。

  可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,会议桌上可悬挂或摆放国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。

  桌面上如需摆放茶杯、饮料,应擦洗干净,摆放美观、统一。

  坐席的配置要和会议的风格和气氛统一,讲究礼宾次序,主要有以下几种配置方法: 圆桌型,如果是使用圆桌或椭圆形桌子。

  这种布置使与会者同领导一起围桌而坐,从而消除不平等的感觉。

  另外,与会者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交换意见。

  座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做,来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置,企业最高领导与上级领导相对而坐。

  同级别的对角线相对而坐。

  因为为尊者享有优先知情权。

  教室型,这是采用得最多的一种形式,它适用于以传达情况、指示为目的的会议,这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。

  这种形式主席台与听众席相对而坐。

  主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。

  主席的座位以第一排正中间的席位为尊位。

  (五)、会议的接待礼仪:

  一是会前检查。

  这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。

  比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。

  二是提前进入接待岗位。

  接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。

  酒店会议接待的注意事项

  1、会议团到前作好准备。

  2、第一天会议团到时最容易出问题,需特别关注会议团。

  3、作好会议的沟通协调工作。

  4、每天对清帐目。

  5、随时关注客人的意见,并及时反映给相关人员。

  6、注意会议价格的保密性。

  7、熟知酒店接待设施的基本情况。

  8、监督和落实会议的各项安排。

  9、会议结束后给相应的酒店部门给予评价。

  10、总结会议接待中的问题及好的经验。


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